เผยเคล็ดลับใช้ “การสื่อสาร” ยังไงให้คนรอบข้างสบายใจ ไม่เสียงาน

การสื่อสารเป็นเรื่องสำคัญในการทำธุรกิจ เพราะข่าวสารเพียงเล็กๆ น้อยๆ ก็สามารถช่วยธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ หรือดำดิ่งลงสู่หุบเหวได้ เพราะฉะนั้นห้ามละเลยเคล็ดลับในการสื่อสารเหล่านี้โดยเด็ดขาด

Hightlight:

  • พยายามทำให้ การสื่อสาร ของเราเรียบง่ายที่สุด เข้าใจง่ายที่สุด
  • อย่างน้อยๆ ต้องส่งอีเมลสรุปการประชุมให้กับพนักงานที่ไม่ได้เข้าประชุมได้รับรู้ด้วย
  • บอกกับลูกน้องเสมอว่า ถ้ามีอะไรไม่สบายใจ สามารถปรึกษาเราได้ตลอดเวลา ซึ่งตรงนี้แหละครับที่จะทำให้ทุกคนรู้สึกว่าตัวเองมีตัวตน
  • การสื่อสาร เรื่องต่างๆ ควรเกิดขึ้นทันทีที่เราได้รับข่าวสารมา
  • ถ้าเรามีข้อความที่สำคัญ ไม่ว่าจะเป็นข่าวร้าย หรือข่าวดีก็ตาม ให้เรียกพนักงานมาพบ หรือไม่ก็วิดีโอคอลหาเค้า
  • ต้องมั่นใจทุกครั้งว่าอีเมลหรือคำพูดที่เรากำลังจะสื่อออกไปมันครบถ้วนกระบวนความ และมีข้อมูลที่จำเป็นต่างๆ รวมอยู่ด้วย

คำพูด สำคัญมาก เพราะถ้าพูดออกไปแล้วมันก็จะเป็นนายเราทันทีเลยนะครับ ไม่สามารถแก้ไขอะไรได้ การสื่อสารกันไม่ดี ทำให้เข้าใจคลาดเคลื่อนกันไป สุดท้ายงานที่ออกมาก็ไม่ได้อย่างที่ใจต้องการ

คำพูดและการสื่อสารไม่ใช่เป็นปัญหาแค่เฉพาะกับองค์กรใหญ่ๆ เท่านั้น แม้กระทั่งบริษัทเล็กๆ ก็สามารถเกิดปัญหาเช่นนี้ได้ ดังนั้นการที่หัวหน้าหรือผู้ประกอบการอย่างเราจะบริหารธุรกิจให้อยู่รอดได้ ต้องอาศัยเคล็ดลับในการสื่อสารให้ได้ประสิทธิภาพเหล่านี้ด้วย

  1. ใช้ การสื่อสาร ให้สั้น และรัดกุมที่สุด

พยายามทำให้การสื่อสารของเราเรียบง่ายที่สุด เข้าใจง่ายที่สุด ถึงแม้ในใจเราอาจจะอยากบอกดีเทลอะไรต่างๆ ออกไปมากแค่ไหน แต่อย่าลืมนะครับว่าคนรับสาส์นจะเข้าใจได้ถูกต้องและตรงประเด็นก็ต่อเมื่อเราให้ข้อมูลที่ชัดเจนที่สุด อย่าเพิ่งหันหลังจากมาเป็นอันขาด ถ้าหากพนักงานยังคงทำหน้าสงสัยใส่เราอยู่

 

  1. ทำสรุปให้คนที่ไม่ได้เข้าประชุมด้วย

อย่าลืมนะครับว่าพนักงานแต่ละคนเขาก็มีหน้าที่ที่แตกต่างกัน บางคนอาจจะต้องไปพบลูกค้า บางคนอาจจะต้องไปหาข้อมูล ซึ่งตรงนี้แหละที่ทำให้การประชุม หรือ การสื่อสาร บางครั้งหลุดรอดไป มีคนไม่พลาดข่าวสารตรงนี้ ดังนั้นให้เพื่อนๆ ทำการประชุม 2 วัน ในเวลาที่แตกต่างกัน เพื่อให้พนักงานได้รับข้อมูลครบถ้วน หรืออย่างน้อยๆ ก็ต้องส่งอีเมลสรุปการประชุมให้กับพนักงานที่ไม่ได้เข้าประชุมได้รับรู้ด้วย

 

  1. มีเวลาให้กับทุกคน

ถึงแม้อีเมลจะเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คนในองค์กรกระจายข้อมูลข่าวสารต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว แต่นั่นก็อาจเป็นดาบสองคมที่ทำให้พนักงานรู้สึกห่างเหินกับหัวหน้าอย่างเราได้ ดังนั้นทางที่ดีต้องวางตัวและบอกกับลูกน้องเสมอว่า ถ้ามีอะไรไม่สบายใจ สามารถปรึกษาเราได้ตลอดเวลา ซึ่งตรงนี้แหละครับที่จะทำให้ทุกคนรู้สึกว่าตัวเองมีตัวตน

 

  1. บอกข่าวให้รวดเร็วและกำชับอยู่เสมอ

บางองค์กรอาจจะมีการทำจดหมายข่าวถึงการอัพเดทต่างๆ ให้แก่พนักงานทุกเดือน ซึ่งมันน้อยเกินไป การสื่อสารเรื่องต่างๆ ควรเกิดขึ้นทันทีที่เราได้รับข่าวสารมา เพราะจะช่วยให้พนักงานได้อัพเดทข้อมูลตลอดเวลา และรู้ว่าจะมีเหตุการณ์อะไรเกิดขึ้นต่อๆ ไป ซึ่งจะทำให้พวกเค้ามีเวลาเคลียร์งานของตัวเองได้ทัน

 

  1. ใช้วิดีโอในการบอกข่าว

ถ้าเรามีข้อความที่สำคัญ ไม่ว่าจะเป็นข่าวร้าย หรือข่าวดีก็ตาม ให้เรียกพนักงานมาพบ หรือไม่ก็วิดีโอคอลหาเค้าเลยครับ เพราะการได้เห็นหน้ากันชัดๆ สื่อสารกันตรงๆ จะทำให้เราเข้าใจในอารมณ์ของอีกฝ่ายได้ และเป็นการให้เกียรติมากกว่าการส่งอีเมลให้กันแน่นอน

 

  1. ใช้ การสื่อสาร ด้วยข้อมูลที่ครบถ้วน

ต้องมั่นใจทุกครั้งนะครับว่าอีเมลหรือคำพูดที่เรากำลังจะสื่อออกไป เป็น การสื่อสาร ที่ครบถ้วนกระบวนความ และมีข้อมูลที่จำเป็นต่างๆ อยู่ เราอาจจะเพิ่มความรอบคอบของ การสื่อสาร ขึ้นด้วยการนัดประชุมกันทุกอาทิตย์ เพื่อแจ้งข่าวสารต่างๆ ก็ได้ ซึ่งจะทำให้พนักงานทุกคนไม่พลาดข้อมูลสำคัญอย่างแน่นอน

1992 Total Views 2 Views Today
แสดงความคิดเห็น