ข้อห้ามที่ไม่ควรทำ เมื่อใช้อีเมลสื่อสารกับลูกค้า

แม้ว่าในปัจจุบันเราจะมีช่องทางที่ใช้สื่อสารกับผู้คนที่สะดวกสบายมากกว่าแต่ก่อน ไม่ว่าจะเป็นแอปพลิเคชันต่างๆ ที่ส่งข้อความหากันได้โดยตรง การใช้วิดีโอคอลแบบเห็นหน้า ตลอดจนแพลตฟอร์มอื่นๆ ที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับงานที่ทำอยู่ได้

สำหรับ ในโลกของธุรกิจแล้ว “อีเมล” คือเครื่องมือหลักที่ผู้ประกอบการควรใช้เป็นช่องทางในการสื่อสาร ซึ่งมีข้อดีตรงที่เป็นพื้นที่สำหรับจัดเก็บข้อมูลไม่ให้สูญหาย สามารถตรวจสอบได้ย้อนหลัง รวมถึงเป็นช่องทางสื่อสารที่แสดงออกถึงความเป็นทางการ

อย่างไรก็ตาม ผู้ประกอบการอาจจะมีการใช้ “อีเมล” ในการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าที่ผิดวัตถุประสงค์ไป ดังนั้นเพื่อให้การใช้ “อีเมล” อย่างมีประสิทธิภาพ เรามาดูกันว่ามีข้อควรระวังอะไรบ้างที่ไม่ควรทำกันครับ

1.หากมีงานเร่งด่วน ไม่ควรใช้ “อีเมล” สื่อสาร

เครื่องมือแต่ละชนิดถูกออกแบบมาสำหรับการสื่อการในแต่ละรูปแบบ ซึ่งหากคุณมีกรณีต้องติดต่อกับลูกค้าแบบเร่งด่วน “อีเมล” ไม่ใช่คำตอบในเรื่องนี้ครับ โดยขอแนะนำว่าควรใช้เครื่องมือที่สามารถส่งข้อความสื่อสารได้โดยตรง เช่น Line น่าจะเป็นทางออกที่ดีกว่า เพราะ “อีเมล” ถูกออกแบบมาให้เหมาะกับการสนทนาที่ต้องใช้ข้อมูล และไม่เหมาะกับการสนทนาแบบเรียลไทม์ครับ

2.ไม่ควรใช้อีเมลส่วนตัวส่งหาลูกค้า

การตั้งชื่อ “อีเมล” ในการสื่อสารกับลูกค้า ควรใช้ชื่อจริงของคุณ และตามด้วยชื่อของบริษัท เช่น [email protected] ซึ่งจะสร้างความน่าเชื่อถือได้ดีกว่าการใช้ “อีเมล” ส่วนตัว ดังนั้น แต่ละบริษัทควรจัดทำ “อีเมล” ให้กับพนักงาน เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปในทิศทางเดียวกัน

3.อย่าทิ้งช่วงการตอบกลับ “อีเมล” นานเกินไป

ทันทีที่เห็น “อีเมล” เด้งเข้ามาในกล่องข้อความ สิ่งแรกที่คุณควรทำ คือการเปิดอ่านโดยทันที เพื่อดูว่าลูกค้ามีปัญหา หรือต้องการความช่วยเหลือในเรื่องอะไร และเมื่อคุณสรุป พร้อมทั้งหาคำตอบได้แล้วก็ควรตอบกลับให้เร็วที่สุด ซึ่งเรื่องเหล่านี้จะนำผลลัพธ์ที่ดีมาสู่บริษัท แสดงให้เห็นถึงความเอาใจใส่ที่มีต่อลูกค้า

4.อย่าปล่อยให้ “อีเมล” มีจำนวนเยอะเกินไป

การปล่อยให้ “อีเมล” ในกล่องข้อความมีจำนวนมากเกินไป อาจสร้างความสับสนให้กับคุณได้ เมื่อถึงเวลาต้องค้นหา งานใน “อีเมล” เก่าๆ ดังนั้น ทางออกที่ดีคือหมั่นเช็ค “อีเมล” อยู่เป็นประจำอย่างน้อยสัปดาห์ละ 1 ครั้ง เพื่อดูว่า “อีเมล” ไหนมีความสำคัญ หรือหากไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ก็ควรลบทิ้ง

Bangkok Bank SME เราเป็นเพื่อนคู่คิด มิตรคู่บ้าน ทุกช่วงการเติบโตของธุรกิจ
สนใจลงทุนธุรกิจสามารถปรึกษาธนาคารกรุงเทพ คลิก หรือสายด่วน 1333

แสดงความคิดเห็น