THE BIG BLUE | ต้องเตรียมตัวอย่างไร? ถ้าอยากให้บริษัทเปลี่ยนเป็น Hybrid Workplace

เมื่อต้นสัปดาห์ที่ผ่านมา หลายบริษัทเริ่มเรียกให้พนักงานกลับเข้าออฟฟิศมากขึ้น แต่ทำให้พบว่าช่วงเวลากว่าปีที่ผ่านมา ส่งผลพนักงานส่วนใหญ่เริ่มชินกับการทำงานที่บ้าน และชอบการได้มีอิสระในการจัดการเวลาอย่างยืดหยุ่นไปเสียแล้ว ถึงขนาดที่ล่าสุด ผู้บริหารระดับสูงของบริษัท Apple คนหนึ่งตัดสินใจลาออก เนื่องจากบริษัทออกกฎให้พนักงานกลับไปทำงานที่บริษัท ซึ่งเขามองว่านโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่น จะส่งผลดีต่อทีมของเขามากกว่า

อย่างไรก็ดี สำหรับผู้ประกอบการที่เติบโตมากับค่านิยมการทำงานแบบเดิม ส่วนใหญ่ก็มักจะยังให้ความสำคัญกับการมาเจอหน้า แลกเปลี่ยนพูดคุย ส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร โจทย์ใหญ่ก็เลยมาตกอยู่ที่ผู้ประกอบการ ว่าจะบริหารงานอย่างไรให้พนักงานยังสามารถมีอิสระและความยืดหยุ่น ไปพร้อมๆ กับการที่ยังสามารถรักษาวัฒนธรรมองค์กรแบบเดิมไว้ได้ เพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด 

ต้องขอบคุณเทคโนโลยีที่ทันสมัยขึ้นทุกวัน จึงทำให้เกิดรูปแบบการทำงานในยุคใหม่ที่เรียกว่า “Hybrid Workplace” ซึ่งเป็นการรวมเอาทั้งข้อดีของการทำงานแบบเดิม กับการทำงานแบบ work from home เข้าด้วยกัน โดยพนักงานสามารถสลับเข้าออฟฟิศและอยู่บ้านได้อย่างไร้รอยต่อ แล้วยังสามารถรักษาประสิทธิภาพในการทำงานไว้ได้อยู่ หรืออาจจะดีกว่าเดิมอีกด้วย 

แต่ทีนี้หลายคนก็อาจเกิดความสงสัย ว่า Hybrid Workplace แบบนี้มันคืออะไร มีข้อดีข้อเสียอย่างไร และหากจะนำมาปรับใช้กับองค์กรของเราจะต้องเตรียมตัวอย่างไรบ้าง ในบทความนี้จึงจะมาตอบทุกข้อสงสัย ที่ผู้ประกอบการน่าจะอยากรู้เกี่ยวกับการเตรียมตัวเพื่อปรับตัวเข้าสู่การเป็น Hybrid Workplace 

เชื่อว่าหลายคนน่าจะเริ่มได้ยินคำนี้มาตั้งแต่ปี 2020 แล้ว แต่ในปี 2022 นี้ เราจะเริ่มเห็นเทรนด์นี้ได้ชัดขึ้น และต่อไปคงจะเห็นเป็นเรื่องปกติ มันคือ รูปแบบการทำงานที่ผสมผสานระหว่างการที่พนักงานนั่งทำงานในออฟฟิศ และที่ทำงานจากระยะไกล ซึ่งสามารถสลับการทำงานไปมาได้อย่างไร้รอยต่อและยังคงไว้ ซึ่งประสิทธิภาพการทำงานที่ดีเช่นเดิม โดยพนักงานสามารถเลือกสลับวันเข้ามาทำงานตามทีม ตามวันที่ได้รับมอบหมายงาน หรือแล้วแต่ตกลงกัน ซึ่งช่วยให้การทำงานมีความยืดหยุ่น และพนักงานมีอิสระในการเลือกวัน หรือช่วงเวลาทำงานที่ตัวเองรู้สึกว่าทำงานแล้วมีประสิทธิภาพที่สุด อีกทั้งยังสามารถปรับเปลี่ยน เพื่อหลีกเลี่ยงเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น ฝนตกหนัก น้ำท่วม รถติด แทนที่จะต้องเสียเวลาเดินทางหลายชั่วโมงเพื่อไปทำงานที่ออฟฟิศ พนักงานก็อาจจะสามารถเลือกทำงานที่บ้านในวันนั้นๆ ได้

ทั้งนี้ รูปแบบของ Hybrid Workplace สามารถมีได้ตั้งแต่แบบที่บริษัทยังคงมีออฟฟิศถาวรเหมือนเดิม แต่ลดขนาดลง และที่นั่งเปลี่ยนเป็นแบบ Hot desk ที่ใครมาก่อนก็ได้นั่งก่อน เพื่อสอดคล้องกับการที่ว่าส่วนใหญ่แล้วพนักงานจะทำงานระยะไกลแทน ไปจนถึงแบบที่ไม่มีออฟฟิศแล้วหันไปใช้ Co-working space เพื่อประชุมงานหรือคุยงานแทน 

ผู้ประกอบการหลายคนอาจมองว่าการที่พนักงานไปทำงานที่ออฟฟิศ จะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่รู้หรือไม่ว่าผลสำรวจจาก Gartner พบว่าในองค์กรที่พนักงานทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ มีเพียง 36% เท่านั้นมีทำงานได้ประสิทธิภาพสูง อย่างไรก็ตามเมื่อลองปรับให้พนักงานอยู่ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น โดยให้เลือกว่าจะทำงานที่ไหน เมื่อไร อย่างไร พบว่ากว่า 55% ของพนักงานสามารถทำงานออกมาได้ประสิทธิภาพสูง จึงเป็นข้อสรุปที่ว่า การทำงานแบบยืดหยุ่นจะช่วยให้พนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และนอกจากนี้ ยังมีข้อดีอีกหลายประการสำหรับผู้ประกอบการ อาทิ

เมื่อเรามีพนักงานที่นั่งอยู่ในออฟฟิศน้อยลง ก็ไม่จำเป็นที่จะต้องเช่าพื้นที่ทำออฟฟิศใหญ่ๆ หรืออาจจะย้ายออฟฟิศออกไปอยู่ชานเมืองเพื่อลดค่าใช้จ่ายลงได้ 

การสรรหาพนักงานเก่งๆ เข้ามาทำงานในบริษัท จะไม่ถูกจำกัดด้วยระยะทางอีกต่อไป คุณจะมีโอกาสในการหาพนักงานได้จากหลากหลายภูมิภาค อีกทั้งการทำงานที่มีความยืดหยุ่นนี้ อาจช่วยลดข้อจำกัดสำหรับพนักงานบางคนได้ เช่น บางคนอาจจะต้องไปรับ-ส่งลูก ซึ่งถ้าบริษัทไม่มีนโยบายการทำงานแบบยืดหยุ่น ก็อาจต้องเสียโอกาสรับคนเก่งๆ เหล่านี้ไปอย่างน่าเสียดาย

บริษัทในยุคเก่าๆ อาจจะมีการนั่งทำงานที่แออัด โดยมีเพียงพาร์ติชั่นกั้นระหว่างพนักงานแต่ละคนไว้เท่านั้น ซึ่งส่งผลให้อากาศไม่ถ่ายเทและพนักงานเจ็บป่วยได้ง่าย แต่สำหรับ Hybrid Workplace เมื่อจำนวนพนักงานที่เข้ามาทำงานในออฟฟิศน้อยลง ก็จะช่วยให้สามารถออกแบบออฟฟิศให้มีความโปร่งโล่ง เน้นความปลอดภัยและสุขอนามัยเป็นสำคัญได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้บรรยากาศในออฟฟิศมีความน่าอยู่ขึ้น มีพื้นที่โล่งในลักษณะ community เพื่อให้พนักงานสามารถพูดคุย แลกเปลี่ยนไอเดีย เสริมสร้างวัฒนธรรมที่ดีในองค์กรได้

การจะเปลี่ยนเป็น Hybrid Workplace ได้อย่างสมบูรณ์และราบรื่น จำเป็นจะต้องอาศัยความร่วมมือจากหลายฝ่ายตั้งแต่ HR ไปจนถึงฝ่าย IT โดยนำเทคโนโลยีที่ช่วยในการทำงานแบบ Hybrid เข้ามาปรับรูปแบบในการทำงานจากเดิม ประกอบด้วย

ถ้าพนักงานทำงานในออฟฟิศ เราสามารถควบคุมระบบความปลอดภัยได้ง่าย แต่เมื่อมีพนักงานทำงานจากภายนอก ก็จำเป็นต้องมีข้อมูลต่างๆ อยู่ในระบบ Cloud เพื่อให้สะดวกต่อการทำงาน จึงอาจต้องเตรียมวิธีป้องกัน ไม่ให้ข้อมูลที่เป็นความลับรั่วไหลออกไปได้

2. เตรียมการบริหารจัดการเอกสาร

การบริหารจัดการเอกสารต่างๆ มักจะเป็นเรื่องใหญ่สำหรับการทำงานแบบ Hybrid ทางองค์กรจึงต้องมั่นใจก่อนว่าจะเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลอย่างไรให้ใช้งานง่าย หาง่าย และมีความปลอดภัย

เมื่อเป็นการทำงานแบบ Hybrid ก็อาจจะมีพนักงานจากหลายภูมิภาคที่ถนัดใช้ซอฟต์แวร์คนละแบบกัน จึงจำเป็นต้องมีการกำหนดว่าจะใช้ซอฟต์แวร์ใดในการติดต่อสื่อสาร ส่งไฟล์ ส่งข้อความ หรืออัปเดตความคืบหน้าของงาน

ทางฝั่งออฟฟิศ ก็ควรจะปรับปรุงให้มีความไฮเทค และใช้เทคโนโลยีที่มีความเชื่อมโยงกันเพื่อช่วยให้ทุกคนในออฟฟิศสามารถทำงานร่วมกันได้ เช่น ซอฟต์แวร์สำหรับ video conference แอพลิเคชั่นจองห้องประชุม หรือจองโต๊ะทำงาน ซึ่งจะช่วยให้สามารถใช้พื้นที่ในออฟฟิศได้อย่างคุ้มค่า

 

อาจจะมีการนำซอฟต์แวร์เข้ามาใช้เพื่อติดตามการเข้าทำงานและเลิกงานของพนักงาน เพื่อดูว่าพนักงานบางคนอาจทำงานดึกเกินไป หรือทำงานล่วงเวลามากเกินไปหรือเปล่า อีกทั้งยังสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์เชิงลึกขึ้นเพื่อดูคุณลักษณะเฉพาะของพนักงาน หรือการบรรลุเป้าหมายของงาน ยิ่งไปกว่านั้นข้อมูลเหล่านี้สามารถนำมาใช้เมื่อสรรหาพนักงานใหม่ เพื่อหาคนที่เหมาะสมกับทีมและเหมาะสมกับงานได้

SMEs หรือบริษัทต่างๆ ที่อยากจะเริ่มปรับเปลี่ยนเป็น Hybrid Workplace จึงอาจจะเริ่มต้นจากการค่อยๆ ลองปรับเปลี่ยนไปทีละนิด แล้วดูผลลัพธ์ก็ได้ เพราะถ้าคุณเปลี่ยนแปลงและปรับตัวได้เร็ว คุณจะมีโอกาสมากกว่าคนอื่น ในโลกที่เทคโนโลยีหมุนไวรูปแบบการทำงานของคนเราเปลี่ยนไปทุกวัน

  

https://www.moneycontrol.com/news/trends/top-apple-executive-ian-goodfellow-quits-over-return-to-office-mandate-8495701.html