Remote Working สิ่งที่ผู้ประกอบการควรปรับใช้ สู่ Mindset ใหม่ การทำงานระยะไกลความจำเป็นยุคดิจิทัล

SME Series ในตอนที่แล้ว เป็นการทำเสนอ Mega Trend คนทำงานซึ่งก็คือ ‘Work Life Balance’ เพื่อช่วยหาบาลานซ์จุดกึ่งกลางระหว่างผู้ประกอบการและ SME กับพนักงาน ตอบโจทย์การทำงานที่เปลี่ยนแปลงไป ดังนั้น SME Series ตอนนี้ขอเจาะลึก ‘Work Life Balance’ เพิ่มเติม ในส่วนของ Remote Working หรือการทำงานระยะไกล เพื่อให้ภาคธุรกิจ SME เห็นข้อดี สร้าง Mindset ใหม่ Business Transformation องค์กร หันมาทำงานที่ไหนก็ได้มากขึ้น ปรับตัวก้าวทันเทคโนโลยียุคดิจิทัล

Remote Working คือรูปแบบการทำงานที่มาพร้อมคอนเซปต์การทำงานที่ไหนก็ได้ ด้วยการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจากภายในสำนักงาน สู่การทำงานนอกสถานที่ ไม่จำกัดว่าจะต้องทำที่สำนักงานหรือต้องทำงานที่บ้านเท่านั้น ขอเพียงให้ได้ปริมาณงาน (Quantity) และได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ (Quality) เทียบเท่ากับการทำงานที่สำนักงานก็เพียงพอแล้ว

โดยแนวคิดแบบ Remote Working ถือเป็นสิ่งใหม่ที่ท้าทาย เพราะไม่เพียงแค่เปลี่ยนรูปแบบในเชิงกายภาพเท่านั้น แต่เป็นการปรับวิธีคิดให้กับองค์กรด้วย เปลี่ยนจากการนับชั่วโมงตอกบัตรทำงาน สู่การวัดผลในเชิงประสิทธิภาพต่อชิ้นงาน

ข้อมูลวิจัย "The Next Great Disruption Is Hybrid Work - Are We Ready?" ซึ่งจัดทำโดยไมโครซอฟท์ ได้เปิดเผยข้อมูลว่า ปัจจุบันกำลังอยู่ในช่วงจุดเปลี่ยนสำคัญเรื่องของสถานที่ทำงาน ผลสำรวจในเรื่อง Remote Working มีดังนี้

- 73% ของคนทำงาน ต้องการให้การทำงานแบบ Remote Working ยังคงดำเนินต่อไป

- การประกาศรับสมัครงานที่สามารถทำจากที่ไหนก็ได้บน LinkedIn นั้นเพิ่มขึ้นมากกว่า 5 เท่าในช่วงที่มีการแพร่ระบาด

- แรงงานทั่วโลกกว่า 40% กำลังพิจารณาที่จะย้ายออกจากนายจ้างเดิม และ 46% กำลังวางแผนที่จะย้ายงานที่สามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้

ส่วน Remote Working Report 2022 จัดทำโดย Buffer แพลตฟอร์มบริหารจัดการ Social Media โดยทำการสำรวจความคิดเห็นจาก Remote Workers หรือพนักงานที่ทำงานแบบรีโมทตัวจริงเสียงจริง จำนวน 2,118 คนทั่วโลก พบสถิติที่น่าสนใจ ดังนี้

 

โดย 72 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่าองค์กรของพวกเขากำลังวางแผนสำหรับรูปแบบการทำงานทางไกลถาวรบางรูปแบบต่อไป โดยตัวเลขนี้เพิ่มขึ้น 46 เปอร์เซ็นต์เมื่อเทียบกับคำถามเดียวกันในปี 2021

ขณะที่ข้อมูล Global Talent Survey (GTS) ยังพบอีกว่า การที่ประเทศไทยได้รับผลกระทบจากโควิด 19 ทำให้คนไทยมีการใช้งานเครื่องมือดิจิทัลเพิ่มมากขึ้น มีรูปแบบการทำงานเป็นทีม มีความยืดหยุ่นของเวลาการทำงานรวมถึงสถานที่ในการทำงานเพิ่มขึ้น 

สภาพแวดล้อมจากสถานที่ทำงาน หัวหน้างาน และเพื่อนร่วมงาน สามารถสร้างความกดดัน และความเครียดในการทำงานได้อย่างไม่น่าเชื่อ แต่รูปแบบของการทำงานทางไกล ช่วยลดความเครียดนี้ลงได้ เพราะพนักงานมีความยืดหยุ่นในการทำงานมากขึ้น ลดการเผชิญหน้า ลดการต้องพบกับความเข้มงวดและกฎระเบียบในที่ทำงานลงได้ นอกจากลดความเครียดลงแล้ว ยังทำให้สุขภาพและความเป็นอยู่ของพนักงานดีขึ้นด้วย เพราะเครียดน้อยลงจากการเดินทาง มีเวลาในการออกกำลังกายและดูแลสุขภาพตัวเองเพิ่มขึ้น

ทั้งการปรับเวลาเข้างาน และวิถีชีวิตที่ต้องไม่เร่งรีบตื่นเช้าเดินทางมาทำงาน แต่สามารถทำงานที่บ้านได้เลย ทำให้พนักงานรู้สึกผ่อนคลายมากยิ่งขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน (Productivity)

สำหรับด้านนี้เป็นผลพลอยได้จากความยืดหยุ่นในการทำงาน เมื่อพนักงานไม่ถูกกำหนดในกรอบหรือในสภาวะแวดล้อมเดิม ๆ การปรับเปลี่ยนสถานที่ทำงาน พบกับสภาพแวดล้อมใหม่ ๆ จะช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ให้กับพนักงานได้

เมื่อภาวะความเครียดจากการทำงานลดน้อยลง ก็จะส่งผลดีให้พนักงานโฟกัสกับงานได้อย่างเต็มที่ ทำให้ผลิตชิ้นงานได้ปริมาณมากขึ้น และยังได้งานที่มีประสิทธิภาพกว่าแต่ก่อนด้วย เพราะพนักงานมีโอกาสได้โฟกัสกับงานของตัวเอง ในพื้นที่ทำงานที่ให้ความรู้สึกสบายใจ ไม่มีความกดดันรอบข้าง

ในส่วนขององค์กร รายจ่ายที่ลดลงอย่างเห็นได้ชัดที่สุดคือ ค่าเช่าพื้นที่สำนักงาน ค่าไฟฟ้า ค่าสาธารณูปโภคต่าง ๆ ซึ่งบริษัทมักจะคิดต้นทุนพนักงานเป็นรายบุคคลหรือต่อหัว เมื่อลดจำนวนวันในการเข้าสำนักงาน หรือทำงานทางไกล 100% ก็ตัดรายจ่ายไปได้ทันที ขณะที่พนักงานก็ประหยัดค่าใช้จ่ายลง ในส่วนของค่าเดินทางไปทำงาน ค่าอาหาร ค่าครองชีพในแต่ละวันลง แต่อาจต้องไปชดเชยเพิ่มที่ค่าไฟบ้าน ค่าอินเทอร์เน็ต หรือค่าเสื่อมของอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ เป็นต้น

เนื่องจาก Remote Working คือการทำงานที่ไหนก็ได้ ทำให้องค์กรสามารถรับคนเข้ามาได้มากขึ้น เนื่องจากจำนวนของพนักงานไม่ถูกจำกัดขนาดของสำนักงาน องค์กรจึงเติบโตได้แม้สำนักงานจะมีขนาดเท่าเดิม

ไม่อาจปฏิเสธได้เลยว่า เทรนด์นี้มีอัตราการเติบโตอย่างต่อเนื่อง โดยเปอร์เซ็นต์ของการทำงานทางไกลเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าในช่วง 2-3 เดือนของต้นปี 2020 นับตั้งแต่ช่วงการระบาดของโควิด 19 หลังจากนั้นเป็นต้นมาอัตราการเติบโตของ เทรนด์ก็เพิ่มขึ้นอีก 3 เท่าเมื่อเทียบกับช่วงก่อนเกิดโควิด 19 และยังคงเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ อย่างมีนัยสำคัญ

โดยเทรนด์นี้นั้นได้เติบโตและกลายเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตคนทำงานอย่างพนักงานประจำหรือฟรีแลนซ์ โดยจากการสำรวจพนักงานที่ทำงานผ่านทางไกลโดยจากการวิจัยของ GitLab พบว่า 1 ใน 3 ของผู้ตอบแบบสอบถามนั้นเลือกที่จะลาออกจากงานหากไม่มีการทำงานผ่านทางไกลอีกแล้ว และ 52% จะพิจารณาลาออกจากบริษัทหากไม่มีการทำงานผ่านทางไกล อีก 80% กล่าวว่าพวกเขาจะแนะนำการทำงานระยะไกลให้กับเพื่อน รวมถึงมองว่าสิ่งนี้คือหนทางการทำงานแห่งอนาคต

สำหรับการปรับตัว ซึ่งอาจส่งผลไปถึงการ Business Transformation ขององค์กรนั้น สิ่งแรกที่ต้องปรับคือแนวคิดการบริหาร ดังที่กล่าวไปข้างต้นว่า Remote Working ให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพ ดังนั้นแนวทางการวางวิสัยทัศน์ขององค์กร จึงต้องเน้นไปที่ประสิทธิภาพของผลงาน มากกว่าการจัดระเบียบการทำงานของพนักงาน ลดระเบียบยิบย่อยอย่างการเข้างานให้ตรงเวลา ปรับมาเป็นการวัดคุณค่าที่ผลงานแทน

นอกจากนี้การปรับตัวที่สำคัญคือ การวางระบบเพื่อบริหารพนักงานให้เป็นไปในทิศทางที่ต้องการ ทั้งการวางระเบียบการส่งงานที่ชัดเจน หรือการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการติดตามประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

การจัดการทีมและรูปแบบการทำงานเป็นสิ่งสำคัญ เพราะกฎทำให้การติดตามงานง่ายมากยิ่งขึ้น จริงอยู่ที่ Remote Working คือการให้อิสระในการทำงาน ทั้งเวลาและสถานที่ทำงาน แต่อย่างไรก็ตามการทำงานควรจะต้องมีระบบเพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ

โดยระบบที่เข้ามาช่วยให้การวางแผนและจัดการเป็นได้สะดวก คือการนำเทคโนโลยีมาปรับใช้ เช่น การใช้ Dashboard เพื่อติดตามภาระงานหรือจำนวนเวลาที่ใช้ต่อหนึ่งงาน เป็นต้น 

การสื่อสารเป็นอีกหนึ่งอุปสรรคที่ท้าทายในการทำงานแบบ Remote Working เพราะการทำงานในสำนักงานเมื่อมีปัญหาในการทำงาน พนักงานจะสามารถสื่อสารและช่วยกันแก้ไขปัญหาได้ทันที แต่ในการทำงานแบบ Remote Working การสื่อสารอาจจะล่าช้ากว่าปกติ และอาจนำไปสู่ปัญหาตามมาภายหลังได้

สำหรับการแก้ไขปัญหาดังกล่าวสามารถทำได้หลายรูปแบบ เช่น การจัดประชุมระยะสั้นในช่วงเช้า (10 นาที) เพื่อติดตามสถานะการทำงานของแต่ละคน หรือการนำเทคโนโลยีมาปรับใช้เพื่อความรวดเร็วในการสื่อสารและส่งต่อข้อมูลตัวอย่าง เป็นต้น

จริงอยู่ที่ Remote Working ไม่จำเป็นต้องใช้สำนักงาน แต่อย่างไรก็ตามสำนักงานยังเป็นพื้นที่สำคัญในการดำเนินงาน โดยในอนาคตหากนำ Remote Working มาปรับใช้ สำนักงานจะกลายเป็นพื้นที่ในการพบปะหรือดำเนินงานในเรื่องสำคัญอย่าง การนัดประชุมกับลูกค้าแบบเป็นทางการ เป็นต้น

ดังนั้นการปรับปรุงสำนักงาน จึงให้ความสำคัญกับฟังก์ชันการใช้งานเป็นหลัก เช่น การปรับปรุงห้องประชุม หรือการปรับพื้นที่ส่วนกลางเพิ่มมากขึ้น ไม่ยึดติดกับการนั่งทำงานที่โต๊ะ แต่ปรับให้สำนักงานเป็นเหมือนพื้นที่ผ่อนคลายสำหรับพนักงาน เป็นต้น

โดยหนึ่งในแนวทางการปรับปรุงที่ตอบสนองการทำงานแห่งอนาคตคือ การปรับปรุงห้องให้รองรับกับการประชุมทางไกล (Conference Room) ทั้งการปรับลดขนาดห้องประชุม เพิ่มเทคโนโลยีในการประชุม หรือการปรับมาใช้ Phone Booth สร้างพื้นที่ขนาดเล็ก ไว้สำหรับการติดต่องานกับลูกค้าผ่านการโทรศัพท์หรือ Video Call เพื่อลดปัญหาที่ประชุมไม่เพียงพอสำหรับการใช้งาน

ให้พนักงานเข้าออฟฟิศ 3 วันต่อสัปดาห์ และทำงานจากที่ไหนก็ได้ 2 สัปดาห์ต่อปี โดย Apple ให้เหตุผลว่าเพื่อให้พนักงานได้มีเวลาอยู่กับครอบครัว หรือคนที่คุณรักมากขึ้น และเพื่อเปลี่ยนบรรยากาศการทำงาน หรือเหตุผลอื่น ๆ ของแต่ละบุคคล ซึ่งการใช้สิทธิ์นี้พนักงานต้องขออนุมัติจากผู้จัดการก่อน

เตรียมให้พนักงานกลับมาทำงาน พร้อมทั้งปรับให้เป็น Hybrid Working โดยพนักงาน 60% ทำงานที่ออฟฟิศ 2 - 3 วันต่อสัปดาห์ ขณะที่ 20% สามารถย้ายไปทำงานสำนักงานสาขาของ Google ได้ และอีก 20% ของพนักงานสามารถทำงานที่บ้านได้ถาวร

แพลตฟอร์มสำหรับใช้ในการสร้างร้านค้าออนไลน์หรือเว็บไซต์ e-Commerce แบบสำเร็จรูป มีแผนที่จะส่งเสริมให้มีการ Work From Home มากที่สุดหลังจากปี 2021 เป็นต้นไป เพื่อให้สอดรับกับนโยบายก่อนหน้าที่ประกาศไว้ว่าจะเดินหน้าสู่การเป็นบริษัท Digital-by-Default 

เว็บไซต์ฟรีแลนซ์ออนไลน์ที่ใหญ่ที่สุดในโลก ได้มีการสนับสนุนให้พนักงานทำงานจากที่บ้านอย่างต่อเนื่อง สานต่อรูปแบบการทำงานในลักษณะ Remote Working ที่ทำมาตลอด 20 ปี 

https://www.bot.or.th/Thai/BOTMagazine/Pages/256402CoverStory.aspx 

https://www.mckinsey.com/featured-insights/future-of-work/the-future-of-work-after-covid-19 

https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/hybrid-work 

https://buffer.com/state-of-remote-work/2022 

https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/hybrid-work-is-just-work  

https://about.gitlab.com/company/culture/all-remote/remote-work-report/ 

https://on10life.com/best-remote-jobs-for-2022/ 

https://www.creativethailand.org/view/article-read?article_id=33048