10 วิธีสู่การเป็นนักบริหารเวลาที่ดี

อยากพัฒนาตัวเองเพื่อให้เก่ง อยากทำงานให้เสร็จตามแผนเวลาที่กำหนด หรือเรียนรู้อะไรใหม่ๆ เพิ่มเติม แต่ “ไม่ค่อยมีเวลา” หาเวลาว่างให้กับสิ่งที่อยากทำไม่ได้ จนสุดท้ายเวลาล่วงผ่านไปนานปีก็ยังไม่มีเวลาจะทำในสิ่งที่ตั้งใจจะทำสักที

หากชีวิตเราเป็นแบบนี้ คงต้องเร่งรีบหันมาปรับและทบทวนการใช้เวลาในแต่ละวันที่มีให้มีประสิทธิภาพ และนำพาชีวิตไปสู่ความสำเร็จโดยเร็วไว เพื่อปรับการใช้ชีวิตให้มีความสมดุล ไม่เสียเวลามากไปกับการทำงานแบบบ้าคลั่ง หรือใช้เวลาไปกับการพักผ่อนจนร่างกายเกิดความเฉื่อยชา

เริ่มต้นด้วยการจำแนกลิสต์รายการต่างๆ ที่มีอยู่ในชีวิตให้ออกว่าอะไรสำคัญมาก อะไรสำคัญน้อย และอะไรที่ไม่สำคัญในขณะนั้นๆ เลย เพื่อจะได้ไม่เสียเวลาไปกับเรื่องที่ไม่สำคัญ จนทำให้ร่างกายอ่อนล้า หมดแรง หรือหมดเวลาในแต่ละวันไปอย่างน่าเสียดาย 

ซึ่งในความเป็นจริงแล้วการบริหารจัดการกับเวลาในแต่ละวันอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นสิ่งที่คนที่ประสบความสำเร็จในชีวิตเลือกทำเป็นลำดับต้นๆ โดยพวกเขาเหล่านั้นมีความเห็นต่างไปว่า “ทุกคนมีเวลาให้ตัวเองเสมอ” และสามารถจัดสรรเวลาใน 24 ชั่วโมงได้ จนนำพาชีวิตตัวเองเข้าใกล้ความสำเร็จในการทำงานและการใช้ชีวิตได้อย่างสมดุล  ด้วยเทคนิคการจัดการเวลา ดังนี้

ไม่พลาดทุกข้อมูล ข่าวสารที่น่าสนใจ อย่าลืมกดไลก์ Facebook bangkokbanksme 

1. วางแผนเวลาการทำงาน

กำหนดแผนทำงานแต่ละวัน เดือน ปี ไว้ล่วงหน้า แบบกำหนดเวลาตายตัว แผนการคือขุมทรัพย์ลายแทงที่นำพาชีวิตเราสู่ความสำเร็จได้ในหลายด้าน หากเราต้องเป็นผู้ประกอบการอยู่ในตำแหน่งของการบริหาร การทำงานแบบเป็นขั้นตอน ตามกรอบของแผนที่อาจจะวางไว้เป็นรายเดือนรายไตรมาส หรือรายปี จะทำให้เราเข้าใกล้เป้าหมายได้อย่างมีเข็มทิศ ไม่สะเปะสะปะเสียเวลา จึงทำให้มีเวลาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ภายใต้กรอบที่วางไว้ และถ้าเราต้องทำงานสายปฏิบัติการณ์เป็นเจ้านาย ลูกน้อง หรือพนักงานทั่วไป แผนการทำงานรายวัน รายเดือนที่ลิสต์ไว้จะช่วยให้ทำงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

2. จดบันทึกสิ่งจะทำในแต่ละวัน

การประเมินการทำงานโดยการจดบันทึกงานที่จำเป็นต้องทำให้แล้วเสร็จในแต่ละวัน จะทำให้เรามองเห็นภาพรวมกว้างๆ ได้ชัดเจนว่าจะสามารถทำสิ่งไหนได้แล้วเสร็จ ภายในระยะเวลาที่ต้องใช้เท่าไหร่ และยังทำให้สามารถแยกแยะได้ว่างานไหนสำคัญมากน้อย หรือไม่สำคัญเร่งด่วน เพื่อจะได้เลือกลงมือทำได้ตามลำดับความสำคัญ และไม่เสียเวลาไปกับเรื่องที่ไม่มีความสำคัญ

3. จัดการงานสำคัญเร่งด่วนในเสร็จในวันเดียว

เพราะสิ่งที่สำคัญเร่งด่วน คือความสำคัญที่ต้องเร่งลงมือทำ หากเรามัวแต่ประวิงเวลาไม่ทำ อาจจะทำให้ต้องเสียเวลาในการพักผ่อนเพิ่มเติมไปกับการมาเร่งทำงานที่สำคัญเร่งด่วน ดังนั้นถ้างานนั้นๆ มีความสำคัญ และต่อให้มันจะยากมากแค่ไหนก็อย่าได้ผัดผ่อนเวลา จงทุ่มเททำให้จบใน 1 วัน เพื่อจะได้มีพลังงานเหลือพอสำหรับงานอื่นๆ ที่จ่อรอคิวอยู่ในวันถัดไป

4. จงทำงานที่ยากๆ ในช่วงเวลาที่เงียบสงบและมีสมาธิที่สุด เพราะงานที่ยากจะดึงพลังงานไปจากร่างกายและสมองมากด้วยเช่นกัน ดังนั้นในช่วงเวลาที่เงียบเฉียบและมีสมาธิมากๆ จะทำให้สมองคิดสรรค์สิ่งต่างๆ ได้ดีกว่าช่วงเวลาไหนๆ ทำให้เราสามารถดึงพลังงานมาใช้ได้อย่างเต็มที่ เพราะเมื่อสมาธิดี มีความเงียบสงบ ความคิด ไอเดีย จะบรรเจิดทำให้สามารถจัดการงานที่ยากๆ ได้ภายในระยะเวลาไม่นาน และสมองคนเราสามารถทำงานได้มากเป็น 2 เท่าในช่วงเวลาที่เงียบสงบก่อนที่จะถูกสิ่งอื่นรบกวน

5. สร้างตารางนัดหมายงาน/ประชุมโดยละเอียด

ตารางนัดหมายนั้นควรมีเวลา สถานที่ ชื่อคนที่ต้องพบ เพื่อที่จะช่วยให้สามารถประเมินเวลาที่จะต้องเสียไปกับเรื่องของการประชุม พบปะลูกค้า หรือการเดินทางได้คร่าวๆ เพราะจะรู้ได้ว่าจะต้องใช้เวลากับหัวข้อการประชุมหรือกับใครนานเท่าไหร่ ต้องวางแผนการเดินทางอย่างไร เพื่อเลี่ยงเวลาที่ต้องเสียไปบนถนน เป็นต้นว่าถ้ารู้ว่าการพบปะนั้นจะทำให้สิ้นเปลืองเวลาไปมาก ก็ต้องคิดหาแผนการมารองรับมือเพื่อดึงตัวเองออกมาจากการพบปะนั้นให้เร็วที่สุด โดยใช้เวลาที่กระชับ บทสนทนาที่ตรึงใจ หรือการนำเสนอแผนงานที่เข้าใจง่ายเห็นภาพรวมได้ดีที่สุด 

6. พักเบรก 5-10 นาที

ตลอดเวลาที่ใช้ร่างกายทำงาน ไม่ว่าจะเป็นในงานประจำ หรือเป็นเจ้าของกิจการ ก็ควรพักเบรกบ้างทุกๆ 2-3 ชั่วโมง เพราะการพักเบรก 5-10 นาที ให้ร่างกายและสมองได้ผ่อนคลาย ไม่ได้ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลงหรือเสียเวลาไปกับการจัดการงานในแต่ละวัน เพราะในความเป็นจริงแล้วในช่วงเวลาเพียง 10 นาที ที่ถ้าเราใช้ทำงานแบบจริงจังก็ไม่ได้ทำให้งานคืบหน้าไปได้มากอย่างที่เราคิด และเวลา 10 นาที่ก็ยังพิมพ์ตัวอักษรได้ไม่ถึง1 หน้าพิมพ์ด้วยซ้ำไป การพักเบรกเล็กน้อยคั่นเวลา จึงช่วยลดความตึงเครียด และความกดดันในการทำงานต่างๆ ทำให้สามารถใช้ร่างกายทำงานในแต่ละวันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

7. มีเวลาให้กับสังคมและครอบครัว

ในการทำงานนั้นจะมีวันหยุดพักผ่อนประจำสัปดาห์อยู่แล้ว ดังนั้นจงใช้วันหยุดให้เป็นวันหยุดอย่างแท้จริง โดยไม่เอาเวลาในวันหยุดที่มีไปหมดกับการหอบงานมาทำต่อที่บ้าน หรือวิ่งเข้าออฟฟิศจัดการเรื่องการงาน เพราะขึ้นชื่อว่างาน โหมทำอย่างไรก็ไม่มีวันสิ้นสุดไปได้ในชั่วขณะนั้น ถ้างานนั้นจัดการให้จบได้ในวันเดียวแล้วเขาจะจ้างเราไปทำงานประจำกินเงินเดือนกันทำไม ดังนั้นจงตัดใจ จัดเวลาให้การสังสรรค์ พักผ่อน ทำกิจกรรมร่วมกันกับครอบครัว เพื่อนฝูงและสังคมกับผู้อื่นบ้าง จะช่วยให้เกิดการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ใหม่ๆ มีการเติมเต็มพลังชีวิตภายในตัวเราจากพลังงานด้านบวกที่ผู้อื่นส่งมาให้ ทำให้สามารถกลับไปสู้งานได้ใหม่อีกครั้งอย่างสดชื่น และมีศักยภาพการจัดการรับมือกับงานได้ดีกว่าเดิม 

8. ให้เวลาสำหรับการออกกำลังกายและอาหารที่ดี

การออกกำลังกายจะทำให้ร่างกายประปี้กระเป่า สดชื่น แข็งแรง เมื่อร่างกายแข็งแรงก็จะมีสมรรถภาพดีในการใช้ทำงาน นอกจากนี้การออกกำลังกายหรือแม้แต่การเข้าครัวทำอาหาร ก็จะทำให้เราผ่อนคลาย มีความสบายกายใจ มากขึ้นด้วย ดังนั้นเมื่อร่างกายแข็งแรงดี สุขภาพกายและใจดี ต่อให้งานยากหรือเยอะแค่ไหนก็สามารถจัดการได้ภายในระยะเวลาไม่นาน

9. ลดสิ่งรบกวนและหัดเป็นคนที่ข้าถึงยาก

แม้การพบปะคนอื่นจะเป็นสิ่งดี แต่คงไม่ดีเท่าไหร่ถ้าใครต่อใครก็สามารถเข้าถึงเราได้ง่าย ทุกเวลา โดยไม่ต้องนัดหมาย เพราะหากเป็นแบบนั้นแน่นอนว่าเวลาส่วนใหญ่ในชีวิตของเราจะต้องหมดไปกับเรื่องไม่จำเป็นมากกว่าสิ่งสำคัญต้องทำ ดังนั้นจงหัดเป็นคนที่เข้าถึงได้ยาก เช่น ต้องนัดหมายเวลาก่อนจึงจะเข้าพบได้ หลีกเลี่ยงการพบปะแขกที่มาพบโดยการออกไปยืนคุยนอกห้อง เพื่อจะได้ไม่ต้องเกิดการสนทนายาวนานจนยากจะควบคุมเวลา แทนการให้แขกเข้าพบในห้องทำงาน ที่จะทำให้เราปลีกตัวออกจาสถานการณ์ได้ยากกว่า หรือแม้แต่เอาเก้าอี้รับแขกออกจากโต๊ะทำงานของเรา ก็จะช่วยลดการถูกรบกวนเวลาจากผู้อื่นได้เป็นต้น

10. หาเวลาพักผ่อนให้เพียงพอ

จริงอยู่ที่ว่าการนอนหลับที่เพียงพอเป็นสิ่งจำเป็นสำคัญมากในการบริหารจัดการเวลาเพื่อความสำเร็จในชีวิต เพราะการโหมใช้ร่างกายทำงานที่มีอยู่มากมายอย่างหนักหน่วง นั้นมีแต่จะทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานแย่ลง เมื่อร่างกายตึงเครียด สมองอ่อนล้าก็ยากที่จะจัดการสิ่งต่างๆ ได้อย่างเต็มที่ ดังนั้นเมื่อไหร่ก็ตามที่เริ่มรู้สึกเหน็ดเหนื่อยเมื่อยล้า ให้เบรกจากงานทุกงานเพื่อพักผ่อนให้ร่างกายผ่อนคลาย แต่บางครั้งการพักผ่อนก็อาจจะใช่การนอนหลับเสมอไป คุณจัดการเวลาได้จากการเลิกงานให้เร็วขึ้นกว่าเดิม หาเวลาว่างช่วงเช้าก่อนมาทำงาน ช่วงพักเที่ยงหรือก่อนเข้านอน ทำในสิ่งที่รักที่ชอบ เช่น อ่านหนังสือ ดูแลต้นไม้ เล่นเกม จะทำให้คลายความเมื่อยล้า และรีชาร์ตพลังงานให้แก่ตัวเองได้ แล้วจะพบว่าร่างกายที่ได้รับการพักผ่อน ผ่อนคลายความตึงเครียด

ลองปรับตัวทีละข้อ ไม่ต้องเร่งตัวเองมากไป ทดลองทำไปเรื่อยๆ แล้วคุณจะพบว่าตัวเองเริ่มมีพฤติกรรมหลายอย่างเปลี่ยนไปในทางที่ดีขึ้น 

ลงมือทำให้เสร็จ พิชิตความสำเร็จด้วย “กฎ 2 นาที” 

หนังสือบำบัดความเครียด ‘ความสุข ณ จุดที่ยืนอยู่’