ไคเซ็นในสำนักงาน

Mihoyo Fujii ผู้เชี่ยวชาญและที่ปรึกษาไคเซ็นงานธุรการให้แก่บริษัทต่าง ๆ ในญี่ปุ่นมาแล้วกว่า 800 แห่ง  ได้เขียนหนังสือ “ไคเซ็นในสำนักงาน” ขึ้น เพื่อถ่ายทอดวิธีการแก้ปัญหาที่คุณกำลังประสบอยู่ ไคเซ็น (KAIZEN) แปลตามศัพท์ภาษาญี่ปุ่นว่า "การปรับปรุง" (Improvement) หลายคนอาจจะเคยได้ยินคำ ๆ นี้อยู่เป็นประจำ แต่อาจจะยังไม่เข้าใจชัดเจน ไคเซ็นนี้เป็นแนวคิดที่นำมาใช้ในการบริหารจัดการให้มีประสิทธิผล โดยเน้นที่การมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคน ในการหาแนวทางใหม่ ๆ เพื่อปรับปรุงวิธีการทำงาน  และสภาพแวดล้อมในการทำงานให้ดีขึ้น โดยมีหัวใจสำคัญอยู่ที่การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง  ไม่มีที่สิ้นสุด เนื้อหาภายในเล่มนั้น ผู้เขียนได้นำเสนอวิธีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงองค์ประกอบในการทำงานแทบจะทุกด้าน ซึ่งมาจากประสบการณ์ในการเป็นที่ปรึกษาด้านนี้มาอย่างยาวนาน เริ่มตั้งแต่การทำไคเซ็นรอบโต๊ะทำงานให้เป็นฐานยุทธศาสตร์ เช่น การกำหนดตำแหน่งการวางสิ่งของบนโต๊ะหรือในลิ้นชัก  เพื่อการหยิบใช้งานได้สะดวก เมื่อโต๊ะทำงานซึ่งเป็นเสมือนฐานยุทธศาสตร์กลายเป็นฐานตั้งมั่นที่เหมาะสม ก็จะทำให้การทำงานที่ได้มอบหมายง่ายและสะดวกขึ้น การทำไคเซ็นเพิ่มพลังแผนการทำงานให้งานรุดหน้า เป็นการวางแผนการทำงานที่จะช่วยบริหารเวลาได้อย่างลงตัว และทำให้สามารถทำงานได้เสร็จทันเวลา และการทำไคเซ็นงานประจำวัน (Routine Work) จะช่วยลดหรือเลิกขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในการทำงานออก ทำให้งานเสร็จเร็วขึ้น อีกทั้งยังช่วยลดค่าใช้จ่าย รวมไปถึงสามารถรับมือกับงานแทรกที่อาจส่งผลให้การทำงานเสร็จไม่ทันเวลาอีกด้วย ตัวอย่างของการทำไคเซ็น เช่น หากจะมีการประชุม ควรจัดให้อยู่ในช่วงเช้า เพราะเป็นช่วงที่สมองของคนเราจะทำงานได้ดี เหมาะกับการใช้ความคิดหรือการสร้างสรรค์งาน ในขณะที่ช่วงบ่ายสมองเริ่มล้า  จึงควรใช้สำหรับการทำงานที่เป็น Routine มากกว่า นอกจากนี้  ในหนังสือเล่มนี้ยังอธิบายถึงการทำไคเซ็นกำจัดความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นรอบคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะทำได้ด้วยการใช้ฟังก์ชั่นหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ ในการจัดการงานให้รวดเร็วและลดเวลาการทำงานลง การทำไคเซ็นกำจัดความสูญเปล่าของการสื่อสาร ซึ่งอาจจะทำให้งานประสบปัญหาและไม่ราบรื่น การทำไคเซ็นเรื่องนี้ อย่างเช่น การตั้งคำถามถึงความเป็นมาของงาน กำหนดส่งงาน จุดมุ่งหมายและรูปแบบหรือวิธีการทำงาน ซึ่งจะทำให้เราเข้าใจรายละเอียดของงานมากขึ้น  และสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น สุดท้ายคือ  การทำไคเซ็นกำจัดความสูญเปล่าขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการสูญเปล่าของพื้นที่ อันเนื่องมาจากความไม่เป็นระเบียบ ซึ่งสามารถจัดการได้ด้วยกิจกรรม 5 ส หรือความสูญเปล่าทางเวลา เช่น จากการประชุมที่ยืดเยื้อหรือหาข้อสรุปไม่ได้ ซึ่งเราก็สามารถจัดการได้ด้วยการกำหนดเวลาการเลิกประชุม เพื่อกระตุ้นให้มีการหาข้อสรุปที่รวดเร็ว และจะได้มีเวลาในการทำงานส่วนอื่น ๆ ต่อ โดยไม่จำเป็นต้องทำงานล่วงเวลาอีกต่อไป นอกเหนือไปจากการทำไคเซ็นที่กล่าวในหนังสือเล่มนี้แล้ว เรายังสามารถที่จะพัฒนาวิธีการที่เหมาะสมกับแต่ละองค์กรขึ้นมาเอง โดยต้องอาศัยทั้งความคิดสร้างสรรค์  และระยะเวลาในการที่ปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะทำให้ทั้งคุณ เพื่อนร่วมงาน และองค์กร  สามารถก้าวไปสู่ความสำเร็จได้พร้อม ๆ กัน