คนมักจะมองว่าธุรกิจ SMEs เล็กๆ นั้นไม่ต้องเป็นระบบมากก็ได้ เพราะงานไม่ได้สเกลใหญ่ขนาดบริษัทใหญ่ๆ แต่ถ้าลองดูดีๆ แล้วในแต่ละวันของการบริหารธุรกิจ SMEs ก็มีความต้องการต่างๆ ไม่ต่างจากบริษัทใหญ่ เพียงแต่ว่ายังไม่ค่อยมีระบบบริหารจัดการดีๆ เข้ามาช่วยดูแล
การบริหารธุรกิจขนาดเล็กนั้นไม่มีคำว่าเล็ก เพราะในแต่ละวันก็จะมีงานมากมายให้ต้องตัดสินใจ ทั้งด่วนและไม่ด่วน การรับมือกับความต้องการของลูกค้า การบริหารสต็อกสินค้า ไหนจะต้องทำทุกอย่างที่ว่ามานี้ให้ทันเดดไลน์อีก ซึ่งถ้าหากไม่วางระบบดีๆ คงเป็นเรื่องปวดหัวน่าดู
ในบทความนี้จึงอยากจะยก 4 เทคนิคง่ายๆ ที่จะช่วยให้คุณบริหารธุรกิจ SMEs ให้เป็นระบบได้มากยิ่งขึ้น
1. ใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์
การใช้แอพเพื่อการสื่อสาร หรือแอพที่ช่วยบริหารจัดการโปรเจ็ค และเครื่องมืออื่นๆ อีกมากมายที่เข้ามาช่วยให้งานรูทีนที่ต้องทำทุกวันนั้นง่ายขึ้น อย่างเรื่องง่ายๆ เช่น นัดหมายการประชุม ฟังดูอาจจะเป็นเรื่องที่ไม่ได้เสียเวลาอะไร แค่นัดหมายวันเวลาประชุม แต่ลองนึกดูว่าถ้าคนที่ต้องมาประชุมมี 10 คน คุณจะต้องไล่ถามทุกคนให้ครบว่าว่างตอนไหน แล้วหาเวลาที่ทุกคนว่างตรงกัน ซึ่งเป็นเรื่องที่เสียเวลาอย่างมาก แต่หากมีการใช้ระบบนัดหมายการประชุมที่ช่วยหาเวลาว่างของทุกคนให้ตรงกัน ส่งกำหนดการประชุม มีการบันทึกการประชุมไว้ การทำงานก็จะง่ายขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
นอกจากนี้ การมีแอพที่ช่วยจัดการ to-do list ให้คุณในแต่ละวันว่ามีอะไรที่ต้องเร่งทำก่อนหรือหลัง อะไรที่ควรทำเสร็จภายในวันไหน ก็จะเป็นประโยชน์อย่างมากเวลาที่ต้องรับผิดชอบหลายโปรเจ็ค พอย่อยงานให้เป็นชิ้นละเล็กละน้อยเรียงต่อๆ กัน ก็จะรู้สึกเหมือนว่าเป้าหมายนั้นไม่ได้ยากเกิน เมื่อทำสำเร็จได้ 1 อย่างก็ขีดทิ้งไป ทำให้เรามองเห็นการพัฒนามากขึ้นว่าโปรเจคไปถึงไหนแล้ว
และเอกสารที่ต้องทำซ้ำๆ บ่อยๆ คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาทำใหม่ แต่ควรมีเทมเพลตไว้เพื่อให้สามารถนำมาใช้ได้อย่างรวดเร็ว ลดการเสียเวลาทำงานซ้ำซ้อนที่ไม่เกิดประโยชน์และหันไปใช้เวลากับส่วนอื่นๆ ในเอกสาร
2. สื่อสารให้เหมาะสม
การติดต่อสื่อสารแบบเปิดเผย เป็นกุญแจสำคัญที่ในการรักษาธุรกิจของคุณ แต่คุณต้องเลี่ยงการสื่อสารที่มากจนเกินไปด้วยเช่นกัน คุณอาจจะเลือกใช้แพลตฟอร์มในการสื่อสารที่เหมาะกับการทำงาน เช่น Slack หรือ Trello สำหรับใช้สื่อสารภายในองค์กร รวมถึงเป็นสื่อกลางในการอัพเดตเรื่องต่างๆ เพื่อให้ไม่ไปปะปนกับช่องทางติดต่อสื่อสารส่วนตัว หรือทำให้ทีมงานรู้สึกล้าจากการโดนถล่มด้วยข้อความมากจนเกินไป
การสื่อสารให้เหมาะสม คือการเลือกช่องทางการสื่อสารให้เหมาะกับสิ่งที่เราอยากจะสื่อสารออกไป เช่น หากต้องการคำตอบแบบเร็วๆ ก็เลือกใช้ Slack หรือเลือกใช้อีเมล เมื่อเป็นเรื่องที่ต้องการให้อีกฝ่ายพิจารณาอย่างรอบคอบ รวมถึงต้องแนบไฟล์ และหากเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องการพูดคุยส่วนตัว หรือทางโทรศัพท์ ก็ต้องบอกให้ทีมรู้ด้วยว่ากำลังจะคุยเรื่องอะไร
สำหรับเจ้าของธุรกิจคุณอาจจะมองว่าตัวเองสามารถทำงานได้ตลอดเวลา แต่อย่าลืมว่าทุกคนไม่ใช่แบบนั้น ดังนั้นคุณต้องรู้จักกำหนดเวลาการทำงานให้ชัดเจน แล้วสนับสนุนให้คนอื่นในทีมทำแบบนั้นด้วย
3. โฟกัสกับงานที่อยู่ตรงหน้า
เป็นเรื่องยากมากที่เราจะไม่หลุดโฟกัสเลยในการทำงานแต่ละวันที่แสนจะยุ่ง แต่ไม่มีใครสามารถทำอะไรสำเร็จได้ในขณะที่มีอะไรรบกวนสมาธิอยู่ตลอดเวลา
เพื่อไม่ให้หลุดโฟกัสและยังทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ คุณอาจลองใช้ Pomodoro Technique ดูก็ได้ โดยหลักการคือการเซ็ทเวลาขึ้นมา (ส่วนมากจะกำหนดไปสัก 25 นาที) แล้วก็พักแบบสั้นๆ ทำแบบนนี้สลับกันไปเรื่อยๆ ระหว่างช่วงที่ทำงานก็ตั้งใจจดจ่ออยู่กับงานโดยไม่ทำอย่างอื่น วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถทำโปรเจคใหญ่ๆ ได้ โดยแบ่งย่อยให้มันดูเล็กลงทำให้ไม่เหนื่อยจนเกินไป
และอีกหนึ่งวิธีที่จะช่วยให้คุณมีสมาธิมากขึ้นคือการจัดสิ่งของต่างๆ ให้เป็นระเบียบในทุกๆ เช้า ไม่ว่าจะเป็นกองเอกสาร หรือเครื่องเขียนต่างๆ พอเห็นอะไรที่เป็นระเบียบเรียบร้อย จะช่วยให้คุณจดจ่อกับงานได้มากขึ้น
4. ร่วมมือกันในทีม และรู้จักมอบหมายหน้าที่
เมื่อทุกคนในทีมร่วมมือกันทำงานได้ดี ทุกคนก็จะสามารถทำงานได้มากขึ้น แต่การจะเป็นแบบนั้นได้ต้องเกิดจากการพูดคุยกันในทีม กำหนดเป้าหมายและเดดไลน์ที่ชัดเจนสำหรับแต่ละโครงการ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจหน้าที่ของตนเอง แล้วจะยิ่งดีขึ้นไปอีกถ้าใช้ระบบบริการจัดการโปรเจค ซึ่งจะช่วยให้ทั้งทีมมองเห็นร่วมกันหมดว่างานต้องกำหนดส่งมอบเมื่อไหร่ และตอนนี้กำลังอยู่ตรงไหนแล้ว
เมื่อโปรเจคสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี อย่าลืมใช้เวลามองย้อนกลับไปและฉลองให้กับมัน สิ่งเล็กๆ น้อยๆ นี้จะช่วยให้คนอยากร่วมมือร่วมใจกันทำงานต่อไปในอนาคต
และด้วยความที่คุณเป็นเจ้าของธุรกิจ คุณนั้นอาจจะต้องสวมหมวกหลายใบ คุณอาจจะรู้สึกว่าต้องลงมือทำทุกอย่างด้วยตัวเองทั้งหมด แต่ความจริงแล้วคุณต้องรู้จักมอบหมายงานให้แก่คนในทีมอย่างเชื่อใจ และเอาเวลาของคุณไปตัดสินใจเรื่องอื่นๆ ในธุรกิจที่สำคัญกว่า
จะเห็นได้ว่าการบริหารธุรกิจเล็กๆ นั้นไม่ใช่เรื่องเล็กเลย แต่เป็นงานที่ต้องทำทั้งวันไม่จบไม่สิ้น ดังนั้นหากไม่อยากปวดหัวกับงานเล็กๆ น้อยๆ คุณต้องรู้จักวางระบบให้ดี เลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสมกับการทำงาน เมื่อบริษัทบริหารงานได้อย่างเป็นระบบ ทุกอย่างก็จะหมุนไปได้อย่างง่ายดาย แล้วก็จะช่วยให้คุณสามารถดูแลทั้งลูกค้าและพนักงานให้ดียิ่งขึ้นในที่สุด
https://www.webpronews.com/4-tips-for-a-more-organized-small-business/
Bangkok Bank SMEเราเป็นเพื่อนคู่คิด มิตรคู่บ้าน ทุกช่วงการเติบโตของธุรกิจ
สนใจลงทุนธุรกิจสามารถปรึกษาธนาคารกรุงเทพคลิกหรือสายด่วน1333
