เทคนิคใช้ LINE ให้มีประสิทธิภาพช่วง Work from Home

ช่วง Work from Home อยู่บ้านที่จะต้องใช้เทคโนโลยีรอบตัวทุกอย่างให้เกิดประโยชน์สูงสุด หลายๆ คนโหลดแอปพลิเคชันมากมายมาใช้สำหรับการทำงาน เช่น  Zoom ซึ่งองค์กรหลายแห่งบล็อกเพราะมีการแพร่กระจายไวรัส หรือ Skype แต่คนส่วนใหญ่ก็ไม่คุ้นเคย แต่มีหนึ่งในแอปพลิเคชันที่คนไทยแทบจะไม่ต้องโหลดเลย และพร้อมใช้งานได้ทันที เพราะทุกคนมีติดเครื่องอยู่แล้ว นั่นก็คือ “LINE” นั่นเอง

โดยการทำงานผ่าน LINE นั้นบางคนบอกว่าเป็นการใช้งานแอปพลิเคชันที่ไม่สะดวกสบาย ปะปนกับเวลาส่วนตัว และทำให้การทำงานแย่ลง แต่ในความเป็นจริงแล้ว คุณสามารถใช้งาน LINE ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยให้งานเดินหน้าได้มากขึ้น โดยไม่ต้องโหลดแอปพลิเคชันไหนมาเสริมให้ยุ่งยากเลย หากคุณรู้เทคนิคในการใช้งานเหล่านี้!

ไม่พลาดทุกข้อมูล ข่าวสารที่น่าสนใจ อย่าลืมกดไลก์ Facebook bangkokbanksme 

1. เขียนข้อความให้สั้นกระชับ

การส่งข้อมูลผ่าน LINE ที่ได้ประสิทธิภาพ ต้องคัดเอาเฉพาะเนื้อๆ หรือสาระสำคัญที่คุณจะสื่อสารเท่านั้น เพราะในวันหนึ่งผู้รับไม่ได้รับสารจากคุณแค่คนเดียว แต่เขาจะต้องรับข้อความจากคนทั้งออฟฟิศ ดังนั้นการพิมพ์นิดเดียวแล้วส่งไปเยอะๆ จะยิ่งทำให้การติดต่อสื่อสารนั้นยากและลำบาก อีกทั้งยังรบกวนสมาธิการทำงานของคนอื่นด้วย ทางที่ดีต้องส่งให้สั้น กระชับ และเข้าใจง่าย เพื่อไม่รบกวนเวลางานของคนอื่น ซึ่งถ้าต้องการส่งข้อมูลที่ยาวจริง หรือมีรายละเอียดซับซ้อน อาจจะต้องย้ายมาทำผ่านอีเมล หรือการโทรพูดคุยแทน

2. ใช้แบบรู้หน้าที่และความสำคัญ

การใช้ LINE มีประโยชน์มากก็จริง แต่เราไม่สามารถใช้มันตอบโจทย์ทุกสิ่งได้ หน้าที่หลักของการสื่อสารผ่าน Line คือการส่งข้อมูลข่าวสารต่างๆ ที่ไม่ได้มีความสำคัญมาก หรือแค่อยากแจ้งให้ทราบเท่านั้น อย่างไม่เป็นทางการ สุดท้ายแล้วหากคุณมีข้อมูลด่วน หรือเรื่องสำคัญที่ต้องการ ณ ตอนนั้นจริงๆ LINE จะไม่ใช่คำตอบอีกต่อไป แต่ควรเป็นการโทรหากัน หรือส่งอีเมลให้กันมากกว่า เพื่อจะได้ใช้เป็นหลักฐานต่างๆ ได้นั่นเอง ซึ่งถ้าเข้าใจในการใช้งาน และรู้ลิมิตของ LINE ก็จะช่วยให้มีประสิทธิภาพในการหยิบยกมาใช้ด้วย

3. ทำเป็นลิสต์ หรือบุลเล็ตพอยท์

เวลาส่ง LINE นั้นคนส่วนใหญ่มักจะพิมพ์ประโยคยาวๆ มาแล้วให้ผู้อ่านจับต้นชนปลายเอง ซึ่งนี่เป็นการทำงานที่เสียเวลามาก และยิ่งอาจสร้างความสับสนในการใช้งาน LINE มากขึ้นกว่าเดิม เพราะผู้รับจะต้องมาสรุปทุกอย่างใหม่อีกครั้งให้เข้าใจง่ายขึ้น ดังนั้นเทคนิคการใช้ LINE ให้ได้ประสิทธิภาพสมกับการ Work from Home ที่แท้จริง ผู้ส่งควรทำลิสต์หรือบุลเล็ตพอยท์ขึ้นมา เพื่อสรุปประเด็นในแต่ละเรื่องอย่างชัดเจน และที่สำคัญต้องไม่ลืมที่จะเรียงไทม์ไลน์ความสำคัญก่อน-หลังของงานทั้งหมดในลิสต์นั้นด้วย

4. ใช้สติกเกอร์เข้าช่วยกู้สถานการณ์

เพราะลำพังบางครั้งการพูดคุยผ่านตัวอักษรนั้นสื่ออารมณ์คนส่งได้ไม่ดีเท่าที่ควร คำบางคำสามารถสร้างความเข้าใจผิดได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการทำงานร่วมกันที่มีทั้งความกดดันและความเครียดอยู่ตลอดเวลา นี่จึงเป็นอีกหนึ่งจุดเด่นที่ควรใช้ LINE เข้ามาจัดการด้านข้อมูล หรือสื่อสารเวลาอยู่บ้านของตัวเอง เพราะ LINE มีสติกเกอร์น่ารักๆ มากมายให้เราส่งตามข้อความเหล่านั้น ซึ่งจะช่วยให้ข้อความดูซอฟต์ลง น่ารักมากขึ้น และสื่อถึงอารมณ์คนส่งได้ชัดเจน นอกจากจะทำให้การประสานงานราบรื่นแล้ว สติกเกอร์บางลายยังน่ารัก และตลกจนช่วยให้คลายเครียดได้อีกด้วย

5. เช็กไลน์ทุก 30 นาที

แน่นอนว่าการใช้งาน Line ในการทำงานนั้นบางทีก็อาจจะกวนใจ ระหว่างทำงานถ้า Line เด้งมาตลอด ก็คงทำให้คุณเสียสมาธิไปได้ เพราะฉะนั้นหลายคนจึงเลือกที่จะปิดแจ้งเตือน แต่กลับกลายเป็นว่ามันดันทำให้คุณพลาดข้อความสำคัญ หรืองานด่วนบางชิ้นไปจนทำให้เสียงานไปเลยก็มี ดังนั้นทางที่ดีควรเช็ก Line ให้ติดเป็นนิสัย เปิดดูอย่างน้อยทุกๆ 30 นาทีสำหรับคนที่ปิดแจ้งเตือน เพื่อที่เราจะได้รับรู้ความเคลื่อนไหวของทุกคน และประสานงานกันได้อย่างยอดเยี่ยมไม่มีตกหล่น

ข้อควรระวังในการใช้ Line เพราะมันไม่ได้มีแต่ข้อดีอย่างเดียว

สุดท้ายแล้วถึงแม้ LINE จะมีข้อดีเยอะขนาดไหน แต่มันก็เป็นเหมือนดาบสองคมที่ถ้าหากคุณใช้งานมันไม่ดี หรือผิดจุดประสงค์ไปก็อาจทำให้การทำงานจากที่จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น กลายเป็นทำงานอย่างทุลักทุเล และเละไม่เป็นท่าได้เช่นกัน ดังนั้นต้องเข้าใจขีดจำกัดของมันกันด้วย ซึ่งไลน์นั้นมีจุดอ่อนต่างๆ ดังนี้

1. ไม่มีการสำรองข้อมูล ลบแชทแล้วคือหายเลย

2. ย้อนกลับไปดูข้อความเก่าๆ ได้ยากมาก

3. ใช้ร่วมกับเครื่องมืออื่นๆ ไม่ได้

4. ไฟล์มีวันหมดอายุ เปิดดูไม่ได้อีกตลอดไป

5. ดูไม่มีความเป็นมืออาชีพ

6. ตั้งแจ้งเตือนเฉพาะคนไม่ได้

7. มีโอกาสส่งผิดกลุ่ม

ทั้งหมดนี้เป็นเรื่องที่เราต้องระมัดระวังในการใช้งาน LINE ซึ่งถ้าเข้าใจถึงจุดด้อยต่างๆ แล้วล่ะก็ จะช่วยให้ลดความผิดพลาดในการทำงานไปได้เยอะมาก และช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น อีกทั้งยังมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิมแน่นอน 

WFH ค่าไฟพุ่ง มาหาวิธีลดค่าไฟกันดีกว่า

ทำงานอยู่บ้านอย่างไรให้ Productivity เพิ่ม!