The Big Blue | เจ้าของธุรกิจ SMEs ต้องบริหารงานอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

1. จัดลำดับความสำคัญของงาน

เพื่อให้เรารู้ว่างานไหนสำคัญที่สุด ต้องทำเป็นอันดับแรกๆ วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานที่มีประสิทธิภาพที่สุดก็คือ การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน แตกงานใหญ่ออกมาเป็นงานย่อยๆ ลงไปเรื่อยๆ แล้วให้แต่ละคนในทีมรับผิดชอบหน้าที่ที่สำคัญตามความสามารถของตน ที่สำคัญคือควรจะมีเดดไลน์สำหรับแต่ละงานด้วยเพื่อให้คนในทีมจดจ่อกับงานที่กำลังรับผิดชอบอยู่ หมั่นเช็คงานสม่ำเสมอ เพื่อให้รู้ว่าแต่ละคนในทีมทำงานที่ได้รับมอบหมายไปถึงไหนแล้ว และต้องการความช่วยเหลืออะไรเพิ่มเติมหรือไม่

2. สร้าง Routine

Routine คือ สิ่งที่สำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ที่จะทำให้เกิดระบบระเบียบและประสิทธิภาพ 

Routine ที่ว่านั้นอาจจะหมายถึง การประชุมรายสัปดาห์เพื่อกำหนดเป้าหมาย รีวิวผลงานที่ทำไปเมื่อสัปดาห์ก่อน และพูดคุยถึงโปรเจ็คที่กำลังทำอยู่ เมื่อทำแบบนี้จะทำให้ทุกคนรู้ข้อมูลเท่าๆ กัน รู้ว่าจำเป็นต้องทำอะไร ปรับตรงไหน ถึงจะออกมาดี   

3. งานที่สามารถใช้ระบบอัตโนมัติทำได้ก็ให้ใช้ระบบทำ

การใช้ระบบอัตโนมัติทำงาน จะช่วยให้งานเสร็จอย่างรวดเร็ว ง่ายขึ้น ประหยัดทั้งเวลาและกำลังคน ซึ่งในส่วนนี้ธุรกิจสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพขึ้นด้วยการลงทุนในซอฟต์แวร์ และเครื่องมืออื่นๆ เพื่อช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น

ในปัจจุบันก็มีหลายงานที่สามารถใช้ระบบอัตโนมัติช่วยทำได้ เช่น

- งานบัญชีและการเงิน : บันทึกบัญชี, ทำใบสำคัญรับ-จ่าย, ติดตามค่าใช้จ่ายและทำรายงานทางการเงิน

- ทำเงินเดือนและสวัสดิการ : การจ่ายงวดเงินเดือนอัตโนมัติ บันทึกภาษี และจัดการสวัสดิการพนักงาน

- ป้อนข้อมูลเข้าระบบ 

- วางแผนกำหนดการ : จัดการนัดหมาย และประชุมออนไลน์

- สร้างคอนเทนต์ : ดูแลคอนเทนต์บนโซเชียลมีเดีย 

4. การมอบหมายงานให้คนอื่น

ใช้คนให้ถูกกับงาน หรืออาจจะจ้างคนที่มีความสามารถข้างนอกมาช่วยทำงานก็ได้ รวมถึงควรจะมีการเสริมทักษะและประสิทธิภาพการทำงานให้แก่พนักงานเสมอๆ ทำให้พนักงานแต่ละคนก็จะมีความสามารถรับผิดชอบงานต่างๆ ได้โดยไม่ต้องถึงมือคุณ ทำให้คุณมีเวลาไปตัดสินใจเรื่องที่ใหญ่ๆ กว่านั้น

5. พักบ้าง

อย่าลืมกำหนดเวลาพักผ่อนระหว่างวัน และอย่าลืมสนับสนุนให้พนักงานใช้วันลา ปรับการทำงานให้มีความยืดหยุ่น นอกจากจะช่วยสร้าง work-life balance แล้ว ยังช่วยสร้างสุขภาพกายและใจที่ดีอีกด้วย 

6. กำจัดสิ่งที่ทำให้เสียสมาธิ

การโฟกัสที่งานโดยตัดสิ่งรบกวนรอบข้างออกไป เช่น ปิดเสียงโทรศัพท์ ปิดรับการแจ้งเตือนอีเมล และโซเชียลมีเดีย หรืออาจจะมีห้องเงียบให้ใช้เวลาพักเบรคสั้นๆ เงียบๆ อยู่กับตัวเองระหว่างวัน ก็เป็นสิ่งที่ดีเหมือนกัน 

7. ใช้เทคโนโลยีให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ปัจจุบันมีเทคโนโลยีใหม่ๆ มากมายที่เข้ามาช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพ เช่น

- ระบบบริการลูกค้าแบบอัตโนมัติ: แชทบอทและผู้ช่วยเสมือนจริง เช่น Zendesk, Freshdesk และ Intercom can สามารถช่วยให้คุณให้บริการลูกค้าได้ตลอด 24 ชั่วโมง

- ใช้เครื่องมือ Business Intelligence (BI) เช่น Tableau, Power BI และ Google Analytics เข้ามาช่วยให้ข้อมูลเชิงลึกจากข้อมูลลูกค้าที่มี เพื่อนำไปใช้ในการตัดสินใจ

- ใช้ Cloud computing เช่น Amazon Web Services, Google Cloud Platform และ Microsoft Azure เพื่อช่วยเก็บข้อมูลจำนวนมากเอาไว้ และหาได้ง่ายเมื่อต้องการใช้งาน

- ลงทุนในระบบ Cybersecurity เพื่อช่วยป้องกันภัยจากการโจรกรรมข้อมูลทางไซเบอร์

- ใช้เครื่องมือ AI เช่น IBM Watson, Google AI Platform และ Microsoft Cognitive Services มาช่วยให้งานบริการลูกค้ารวดเร็ว และมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น

8. ประเมินกระบวนการทำงานทุกขั้นตอนอยู่เสมอ

การหมั่นประเมินกระบวนการทำงานทุกอย่างจะช่วยให้เรามองเห็นโอกาสที่จะทำให้ดีขึ้น และทำให้งานออกมามีประสิทธิภาพขึ้น โดยควรประเมินตั้งแต่แผนธุรกิจไปจนถึงความพึงพอใจของลูกค้า

- แผนธุรกิจ : รีวิวและอัพเดตแผนธุรกิจอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่ายังคงเป็นไปตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์

- กลยุทธ์ทางการตลาด : ประเมินกลยุทธ์ทางการตลาดเป็นประจำ จะได้ดูว่าตอนนี้เราสามารถเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพได้แค่ไหน

- การเงิน : ดูงบการเงินอยู่เสมอ เพื่อให้รู้ว่าควรปรับลดค่าใช้จ่าย หรือต้นทุนได้อย่างไรบ้าง

- ประสิทธิภาพพนักงาน : ให้ฟีดแบคแก่พนักงาน เพื่อให้พนักงานมีการพัฒนาที่ดี

- เทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ : ดูว่าเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ที่ใช้อยู่นั้นเป็นอย่างไร หรือมีเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่ดีกว่าแล้ว

- ความพึงพอใจของลูกค้า : มีการประเมินความพึงพอใจของลูกค้าอยู่อย่างสม่ำเสมอ

How Small Business Owners Can Maximize Productivity | Entrepreneur

7 Savings Strategies for Small Businesses in a Tough Economy | Entrepreneur