เทคนิคสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียว ที่ฉันเรียนรู้มาจากโตโยต้า

หากพูดเพียงแค่นี้ มันก็คงจะไม่แปลกอะไร แต่สำหรับที่โตโยต้าแล้ว ต้องสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแค่เพียงแผ่นเดียวเท่านั้น  ไม่ว่าจะเป็นรายงานการประชุม แผนโครงการ เอกสารการนำเสนอ เอกสารความคืบหน้าของงาน ฯลฯ กระดาษเพียงแผ่นเดียว ทำไมถึงสามารถนำความสำเร็จสู่องค์กรของโตโยต้าได้ อะซะดะ ซุงุรุ ที่ปรึกษาด้านการบริหารชื่อดังของญี่ปุ่น ได้ศึกษาวิธีการสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียว ซึ่งเป็นวัฒนธรรมองค์กรและเทคนิคเฉพาะของโตโยต้านี้ไว้ในหนังสือชื่อยาวแต่ตรงประเด็นว่า “เทคนิคสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียว ที่ฉันเรียนรู้มาจากโตโยต้า” โดยมีฉบับภาษาไทยที่แปลโดยภาณุภันธ์ ปัญญาใจ เป็นหนังสือเล่มเล็กกะทัดรัด ที่เนื้อหาเข้าใจง่ายและนำมาใช้ปฏิบัติได้ไม่ยาก แนวคิดการสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียวนี้มีที่มา ๆ จากกฎของประธานกรรมการโทะโยะดะที่ตั้งขึ้นว่าจะตัดสินใจทุกอย่างภายใน 3 วินาที ดังนั้นผู้ที่นำเสนอจึงต้องเตรียมเอกสารและสามารถอธิบายทุกอย่างได้อย่างรวดเร็วและเห็นภาพชัดเจน ซึ่งแน่นอนว่าต้องมีการเรียบเรียงความคิดอย่างเป็นขั้นตอน และสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ การใช้กระดาษเพียงแผ่นเดียวนี้ จะทำให้เห็นภาพรวมทั้งหมด ในขณะเดียวกันการใช้ปากกาหลายสีและสัญลักษณ์ที่แตกต่างกัน จะทำให้เห็นความแตกต่างและความสำคัญของแต่ละประเด็น และการเขียนด้วยมือก็จะทำให้เราเข้าใจมากยิ่งขึ้น เทคนิคการสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียวของโตโยต้านี้จะทำให้เกิดการฝึกคิดอย่างมีเหตุผลและทำให้การทำงานง่ายขึ้น รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ในหนังสือเล่มนี้นอกจากจะอธิบายถึงเหตุผลว่าทำไมถึงต้องสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียว และมันจะทำให้คุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไรแล้ว ยังอธิบายถึงเทคนิคการทำ ตั้งแต่ขั้นพื้นฐาน จนถึงขั้น Advance ที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับงานต่าง ๆ ได้ ตัวอย่างเช่น การใช้กระดาษแผ่นเดียวในการลำดับความสำคัญของงาน เริ่มต้นด้วย การสร้างตาราง 8 หรือ 16 ช่องด้วยปากกาสีเขียว หลังจากนั้นให้เขียนวันที่และหัวข้อไว้ในช่องซ้ายบนสุด เสร็จแล้วเขียนสิ่งที่ต้องทำในวันนี้ด้วยปากกาสีน้ำเงินลงในแต่ละช่องโดยใช้เวลาไม่เกิน 2 นาที เมื่อเขียนเสร็จให้ใช้ปากกาสีแดงวงกลมเรื่องที่สำคัญเป็นพิเศษ ไม่เกิน 3 เรื่อง และทำกรอบสามเหลี่ยมล้อมรอบ “สิ่งที่หากไม่ทำในวันนี้จะเกิดปัญหา” อีกไม่เกิน 3 เรื่องเช่นกัน หลังจากนั้นจึงทำกรอบสี่เหลี่ยมล้อมรอบ “สิ่งที่ถ้าปล่อยไว้จะเป็นปัญหา” ไม่เกินอีก 3 เรื่อง ซึ่งสามารถวงซ้อนทับกันในแต่ละเรื่องได้ ในการประมวลผลเราจะเห็นว่าเรื่องที่ปากกาสีแดงวงหลายรอบคือ “เรื่องที่สำคัญที่สุดและต้องรีบจัดการก่อน” แต่หากไม่มีการวงซ้ำกันเลย ก็ให้จัดการเรื่องที่วาดรูป “สามเหลี่ยม” ล้อมรอบก่อน เพราะเป็นเรื่องที่ต้องทำวันนี้ไม่เช่นนั้นจะเกิดปัญหาได้ หากใครยังไม่มีโอกาสได้อ่าน ลองนำเทคนิคการลำดับความสำคัญของงานที่กล่าวไว้นี้ไปลองใช้ดูสิคะ รับรองว่าต้องอยากหาหนังสือเล่มนี้มาอ่านเพิ่มเติมแน่นอน ซึ่งผู้เขียนยืนยันว่ามันจะช่วยส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานและทำให้คุณประสบความสำเร็จในหน้าที่การงานแบบที่คาดไม่ถึงอีกด้วยล่ะค่ะ