จัดอบรมพนักงานอย่างไร? ให้ได้ประสิทธิภาพแต่ต้นทุนต่ำสุด

หลายคนคงทราบกันดีว่า การพัฒนาศักยภาพของบุคลากร และช่วยให้องค์กรมีโอกาสที่จะเติบโตได้ดีขึ้นก็คือ การจัดงานสัมมนา หรือการจัดอบรมเวิร์คช็อปให้กับพนักงานในองค์กรเพื่อเป็นการเพิ่มความรู้ และพัฒนาสิ่งใหม่ๆ ให้กับพนักงานดียิ่งขึ้นไป ซึ่งการส่งเสริมให้พนักงานเพิ่มขีดความสามารถ หรือพัฒนาทักษะของตัวเองให้เพิ่มขึ้น สามารถทำได้โดยการฝึกอบรมพนักงานเพื่อยกระดับองค์ความรู้ของพนักงาน ซึ่งวันนี้ Bangkok Bank SME จะพูดถึงเรื่องของการจัดอบรมพนักงาน ให้มีประสิทธิภาพโดยใช้งบประมาณที่คุ้มค่าที่สุด 

สำหรับการพัฒนาบุคลากรของภาคธุรกิจ สืบเนื่องมาจากความจำเป็นที่ว่าทุกองค์กรต้องมีมาตรฐาน ซึ่งอาจจะต้องยกระดับตัวเองเพราะมาตรฐานจากคู่แข่งทางธุรกิจที่นับวันยิ่งจะมีความเข้มข้นและแข่งขันกันรุนแรงยิ่งขึ้น ขณะเดียวกันยังมีความคาดหวังเรื่องมาตรฐานจากลูกค้า เพราะลูกค้าถือเป็นบุคคลสำคัญที่จะทำให้ธุรกิจสามารถอยู่รอดและเติบโตได้ ดังนั้น การจัดอบรมหรือพัฒนาบุคลากร จึงมีความสำคัญอย่างยิ่งในการขับเคลื่อนธุรกิจ แม้อาจต้องใช้เวลา ทรัพยากร หรือมีต้นทุนค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น แต่ก็นับว่ามีความคุ้มค่า ซึ่งส่วนใหญ่องค์กรโดยทั่วไปจะมีวัตถุประสงค์ของการจัดอบรม ดังนี้

เนื่องจากปริมาณผลผลิตแต่เดิมอาจต่ำกว่ามาตรฐาน ดังนั้นองค์กรอาจใช้การฝึกอบรมมาช่วยแก้ปัญหาให้ได้ปริมาณผลผลิตตามมาตรฐาน หรือปริมาณผลผลิตเดิมขององค์กรอยู่ในระดับมาตรฐาน แต่องค์กรต้องการพัฒนาปรับปรุงให้ได้มากขึ้น ซึ่งการฝึกอบรมเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยที่จะทำให้ได้ปริมาณงานหรือปริมาณผลผลิตเพิ่มขึ้น เป็นต้น

ขณะเดียวกันยังพบว่า นอกจากปริมาณซึ่งหมายถึงจำนวนของผลผลิตแล้ว องค์การยังต้องคำนึงถึงคุณภาพของผลผลิตด้วย เพราะหากบุคลากรสร้างปริมาณผลผลิตได้มากแต่ผลผลิตหรือผลงานเหล่านั้นมีคุณภาพต่ำ ก็ถือว่างานไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร ซึ่งสุดท้ายแล้วการเพิ่มคุณภาพของผลผลิตก็จะนำไปใช้ในลักษณะเดียวกับการเพิ่มปริมาณผลผลิตนั้นเอง

เพื่อช่วยให้ธุรกิจมีผลกำไรมากขึ้น ดังนั้น องค์กรจะต้องหาวิธีการบริหารต้นทุนในการดำเนินงานหรือการผลิตที่สูงเกินไปทำให้ไม่คุ้มค่าหรือมีผลกำไรน้อย ก็ใช้การฝึกอบรมมาช่วยให้บุคลากรสามารถพัฒนาทักษะ จะช่วยบุคคลากรมีแนวคิดในการสร้างผลผลิตได้โดยใช้ต้นทุนต่ำลงได้ เป็นต้น นอกจากนี้ยังรวมถึงการลดต้นทุนอันเกิดจากอุบัติเหตุที่เกิดขึ้นปฏิบัติงานด้วย เพราะเมื่อพนักงานได้รับการอบรมให้เข้าใจแนวทางการทำงานที่มีประสิทธิภาพแล้วก็ย่อมช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้  

การพัฒนาและฝึกอบรมพนักงาน ถือเป็นวิธีการรักษาทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรอย่างหนึ่ง เนื่องจากการฝึกอบรมสามารถสร้างให้บุคลากรมีทัศนคติที่ดีต่อองค์กรได้ อีกทั้งยังช่วยให้บุคคลากรมีความรู้ความสามารถเพิ่มขึ้น ทำให้บุคลากรทำงานอย่างมีความสุข มีความคาดหวังและกำลังใจที่จะทำงานต่อไป ขณะเดียวกันยังพบว่า เมื่อบุคลากรมีขวัญและกำลังใจที่ดีในการทำงาน ก็จะช่วยให้เรื่องการขาดงานหรือการลาออกลดลง ปัญหาขององค์กรลดลง ส่งผลให้ค่าใช้จ่ายสำหรับกิจกรรมต่าง ๆ ก็ลดน้อยลงตามไปด้วย

สิ่งที่สำคัญอีกอย่างของการจัดอบรมสัมมนา นอกจากพนักงานจะได้ร่วมแชร์ไอเดียใหม่ๆ เกี่ยวกับการพัฒนาองค์กรแล้ว ยิ่งถ้าได้วิทยากรที่มีความรู้ ก็จะได้ประโยชน์สูงสุดจากการจัดอบรมด้วยเช่นเดียวกัน ขณะเดียวกัน ยังพบว่าการจัดงานอบรมหรือสัมมนาช่วยให้บุคลากรในองค์กรได้มีความใกล้ชิดสนิทสนมกันมากขึ้น เกิดการละลายพฤติกรรม ส่งผลร่วมงานกันได้ดี มีความสามัคคีกลมเกลียว โอกาสที่องค์กรจะเติบโตความก้าวหน้าก็จะมีเพิ่มมากขึ้น

เพราะในบริบทและโครงสร้างการทำงานอาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่สิ่งที่องค์กรแทบทุกแห่งย่อมคาดหวัง คือ การอยากให้พนักงานทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ถ้าเป็นพนักงานใหม่ก็อยากให้เขาเรียนรู้งานได้เร็ว ซึ่งพนักงานใหม่ในที่นี้หมายถึงพนักงานใหม่ที่เพิ่งจบการศึกษา ซึ่งอาจต้องใส่ใจรายละเอียดตั้งแต่ขั้นตอนพื้นฐาน และไม่ควรให้เนื้อหาที่ยากจนเกินไปนัก เพื่อให้เขาเริ่มปรับตัวในที่ทำงานได้ และต้องสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับพื้นฐานเรื่องวัฒนธรรมองค์กร ระบบ ระเบียบ ตลอดจนทิศทางการดำเนินงานขององค์กรอีกด้วย 

ส่วนพนักงานใหม่ที่เคยผ่านงานมาแล้ว อาจไม่ต้องมีการฝึกอบรมในเรื่องพื้นฐานมาก แต่ควรโฟกัสไปที่การฝึกอบรมเรื่องงานเลยเพื่อให้พร้อมทำงานให้เร็วที่สุด หรือหากเป็นงานที่คุ้นเคยอยู่แล้วก็อาจฝึกแบบทำงานจริงเพื่อให้พนักงานใหม่ได้ลองปรับตัวให้เข้ากับระบบการทำงานของบริษัท เป็นต้น โดยอาจเพิ่มเติมเรื่องวัฒนธรรมองค์กร ระบบและระเบียบเรื่องการทำงานเข้าไปด้วย

สำหรับพนักงานในองค์กรที่มีการย้ายแผนกหรือหน่วยงานที่ไม่ต้องเทรนด์เรื่องความสามารถเฉพาะทาง อาจไม่ต้องทำการฝึกอบรมอะไรมาก และไม่ต้องมีการชี้แจงเรื่องวัฒนธรรมองค์กรใหม่ แต่ควรมุ่งไปที่เรื่องการฝึกทักษะในการทำงานโดยตรง หรือให้ฝึกไปพร้อมกับการทำงานจริงเพื่อเป็นการปรับตัว จึงจะทำให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จได้

โดยทั่วไปแล้วการฝึกอบรมสามารถแบ่งได้เป็นสองแบบ คือ อย่างแรกการฝึกอบรมในระหว่างการทำงาน ซึ่งวิธีนี้เป็นการให้พนักงานได้อบรมไปด้วยในระหว่างที่ได้ทำงานจริง ถือเป็นวิธีการฝึกอบรมที่ง่ายและคุ้มค่า ซึ่งพนักงานที่สามารถฝึกอบรมผ่านแนวทางดังกล่าว โดยอาจได้รับการฝึกฝนในสถานการณ์การทำงานจริง หรือเป็นการเรียนรู้ด้วยการลงมือทำ เช่น การหมุนเวียนแผนกการทำงาน และการฝึกอบรมในตำแหน่งงานที่ทำ เป็นต้น

ส่วนอย่างที่สอง คือ การฝึกอบรมนอกการทำงาน วิธีนี้ส่วนใหญ่จะจัดขึ้นนอกสภาพการทำงานจริง โดยทั่วไปจะใช้ในกรณีที่มีพนักงานใหม่ ตัวอย่างของวิธีการฝึกอบรมนอกสถานที่ คือ การสัมมนาเชิงปฏิบัติการ, การประชุมอบรมใหญ่ และลงคอร์สเรียน วิธีนี้แม้จะมีค่าใช้จ่ายมากกว่าการฝึกอบรมในระหว่างการทำงานหรือฝึกอบรมในองค์กร แต่ก็นับว่าเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่ง

อย่างที่ทราบกันดีว่าการพัฒนาบุคลากรนั้น ไม่ได้จำกัดอยู่แค่ในรูปแบบของการจัดอบรมเท่านั้น ดังนั้น กรณีที่องค์กรใดมีข้อจำกัดด้านงบประมาณที่ต้องใช้ในการอบรม ก็อาจหาแนวทางมาพัฒนาพนักงานในรูปแบบอื่นๆ ได้ ดังนี้ 

โดยให้พนักงาน ผู้จัดการ หรือผู้บริหารที่เชี่ยวชาญในด้านนั้นๆ มาเป็นวิทยากรเพื่ออบรมพนักงาน วิธีนี้นอกจากพนักงานจะได้ความรู้ และทักษะในการทำงานแล้ว พนักงานที่เป็นคนสอนยังได้เพิ่มทักษะและแนวทางในการประยุกต์ใช้ความรู้ ถ่ายทอดไปยังเพื่อนร่วมงาน แต่วิธีนี้ต้องมีการจัดสรรเวลาของผู้สอนให้ดีเพื่อไม่ให้กระทบกับงานหรือหน้าที่หลัก รวมถึงต้องจัดทำเนื้อหาที่ใช้ในการสอนให้มีความเหมาะสม เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

วิธีนี้จะเป็นการพัฒนาบุคลากรโดยการส่งเสริมและสนับสนุนให้ได้มีโอกาสและมีเวลาในการไปประกบ ติดตาม และแฝงตัวในการทำงาน เพื่อเรียนรู้วิธีการคิดและวิธีการทำงานกับผู้ที่มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญ รวมทั้งการสังเกตและศึกษาเทคนิคต่าง ๆ ในการทำงาน เพื่อนำมาเป็นแนวทางในพัฒนา ศักยภาพในการทำงานให้มากขึ้น เช่น ให้พนักงานไปเรียนรู้งานกับรุ่นพี่ หรือพนักงานอาวุโสในการทำงานจริงของตำแหน่งงานที่แตกต่างออกไป เป็นต้น

การเรียนรู้ด้วยตนเอง เป็นเทคนิควิธีการพัฒนาบุคลากรขององค์กรที่เน้นให้พนักงานมีความรับผิดชอบในการเรียนรู้และพัฒนาตนเองโดยไม่จำเป็นต้องใช้ช่วงเวลาในการปฏิบัติงานเท่านั้น ซึ่งพนักงานสามารถแสวงหาโอกาสเรียนรู้ได้ด้วยตนเองผ่านช่องทางการเรียนรู้และสื่อต่าง ๆ ที่ต้องการได้ ซึ่งองค์กรอาจต้องกำหนดสื่อหรือแหล่งข้อมูลเพื่อให้พนักงานเลือกเรียนรู้ได้อย่างสะดวก เช่น การจัดตั้งห้องสมุดโดยผู้บริหารอาจจัดหาหนังสือมาแล้วให้พนักงานสลับหมุนเวียนกันอ่านเพื่อเป็นการเพิ่มพูนความรู้ , หรือเป็นคอร์สออนไลน์ที่ไม่เสียค่าใช้จ่าย พนักงานสามารถใช้บริการเพื่อพัฒนาทักษะความรู้ได้เอง เป็นต้น

อ้างอิงจาก : 

คณะสังคมศาสตร์และมนุษยศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล

https://huso.kpru.ac.th/HappyWorkPlace/contents/Files/HWP_book%204-lesson%203(1).pdf

คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏอุดรธานี

https://ms.udru.ac.th/asst.prof.benchamat/4knowledgesources/createdthaibooks/hrm/chapter8.pdf

HR NOTE.asia

https://th.hrnote.asia/orgdevelopment/th-trainingofhr-181226/