สำหรับการทำงานแล้ว
ไม่มีอะไรจะน่าหนักใจไปมากกว่าการนั่งประชุมติดกันหลายชั่วโมง แต่ประเด็นกลับไม่เดินหน้าไปไหนสักที
ด้วยกับปัจจัยอะไรหลายๆ อย่าง เช่น การระดมความคิดที่ไม่มีประสิทธิภาพ
ซึ่งเวลาที่เสียไปนั่นหมายความว่างานที่ควรจะได้เคลียร์กลับต้องหยุดเดิน และส่งผลกระทบเป็นลูกโซ่ไปทั้งบริษัท
หลายๆ องค์กรมักจะเรียกประชุมโดยไร้แบบแผน และทำให้การทำงานล่าช้า ซึ่งนี่เป็นหน้าที่ของหัวหน้าที่จะต้องคอยจัดระเบียบให้การระดมสมอง หรือ Brainstorm นั้นเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ใช้เวลาน้อย และได้ผลลัพธ์มหาศาล
ไม่พลาดทุกข้อมูล ข่าวสารที่น่าสนใจ อย่าลืมกดไลก์ Facebook bangkokbanksme
เหตุผลหลักที่ทำให้การประชุมแล้วงานไม่เดิน
การประชุม หมายถึงการหาไอเดียใหม่ๆ
จากคนหลายคน เพื่อช่วยให้เรื่องยากๆ นั้นบรรลุเป้าหมายได้เร็วขึ้น
แต่หลายครั้งที่พอจับกลุ่มพูดคุยกันทีไร กลับรู้สึกยิ่งตื้อ
และไม่ได้อะไรกลับมาแบบที่ควรจะเป็น ซึ่งนี่คือสาเหตุหลักที่ทำให้เกิดปัญหานี้
1. ไม่บอกรายละเอียดก่อน
หลายๆ ออฟฟิศมักจะประชุมโดยไม่มีแบบแผน
ประชุมตามใจหัวหน้า หัวหน้าว่างตอนไหนก็ประชุมตอนนั้น
ซึ่งส่งผลให้ลูกน้องและคนในทีมไม่เคยรู้มาก่อนเลยว่าวันนี้จะมีประชุม
จึงไม่ได้เตรียมตัวมาให้ดี และที่สำคัญ แม้แต่หัวข้อการประชุมเองก็ยังไม่ทราบ
ส่งผลให้การจะระดมสมองนั้นทำได้ยาก เพราะทุกคนจะไม่ทราบรายละเอียดและต้องมาเสียเวลาอธิบายคอนเซปต์ทุกอย่างกันใหม่หมด
ดังนั้น อย่างน้อยๆ
ควรที่จะแจ้งล่วงหน้า และบอกถึงเรื่องราวคร่าวๆ
เพื่อที่ลูกทีมจะได้ช่วยกันคิดมาก่อนบ้าง
2. เรียกคนเข้าไปเยอะๆ
เพื่อหวังไอเดียที่ดี
ใช่ว่ายิ่งคนเยอะจะยิ่งดี เพราะสุดท้ายแล้ว
ถ้าคุณหวังแค่จำนวนคน แต่กลับดึงคนที่ไม่เกี่ยวข้อง ไม่มีฐานความรู้ในเรื่องนั้นๆ
เข้าไป ก็จะทำให้เขาเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์
โดยเฉพาะบางคนที่คุณรู้ว่าเขาไม่มีความคิดสร้างสรรค์
หรือไม่ถนัดในการนำเสนอไอเดีย ก็ไม่ควรดึงดัน เพราะจะยิ่งทำให้นำเสนอมาแต่ไอเดียที่แย่ๆ
และยิ่งต้องหยุดฟัง เพื่อมาอธิบายหรือถกเถียงกับคนเหล่านี้มากเท่าไหร่
ยิ่งทำให้การประชุมยืดเยื้อ
3. ทำทุกอย่างตามใจฉัน
ไม่มีแบบแผน
สำหรับการทำงานนั้น จะมีคนอยู่ 2
ประเภท คือ คนที่ปรับตัวเข้ากับทุกสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็วว่องไว และไหลไปตามน้ำ
ออกความคิดเห็นได้ทันทีที่ขอ กับคนที่ต้องการการเตรียมตัว
ถ้ามีเวลาเค้าจะแสดงศักยภาพออกมาได้เต็มที่
ถ้าคุณเชิญทุกคนเข้าไป
โดยทำทุกอย่างตามใจ ไม่มีแบบแผน และหวังที่จะรับฟังไอเดียดีๆ
จากคนที่มีทักษะการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าแบบข้อข้างต้นนั้นเป็นสิ่งที่ผิดมาก เพราะจำนวนคนที่ทำแบบนี้ได้มีน้อยยิ่งกว่าน้อย
และต่อให้พนักงานคุณจะเสนอไอเดียออกมาได้ ก็ใช่ว่านั่นจะเป็นทางออกที่ดีที่สุด
ทำยังไงถึงจะ Brainstorm ได้เต็มที่ งานเดิน ใช้เวลาคุ้มค่า
1. ประเด็นที่จะโฟกัส
ทุกอย่างที่ออกมาต้องอยู่ในขอบเขต
คุณต้องชี้แจงให้ทุกคนเห็นว่า เรากำลังพูดถึงเรื่องอะไร
และกำลังมองหาทางออกของปัญหาไหนอยู่
2. รับฟังทุกความคิด
ไม่ว่าความคิดนั้นจะออกมาจากปากใครก็ตาม
ให้รับฟังเอาไว้ และจดไปก่อน
เพราะสุดท้ายคุณอาจจะได้รับการต่อยอดไอเดียเหล่านั้นก็ได้
3. กระตุ้นให้ใช้ความคิดตัวเองแบบไม่ปิดกั้น
ทางที่ดีต้องบรีฟทุกคนเสมอว่า
ถ้าคิดอะไรได้แม้แต่นิดเดียว ให้ทำการเสนอทันที
อย่าเอาตัวเองไปยึดติดกับความคิดใคร หรือคิดว่าความคิดของคนอื่นดีกว่าตัวเอง
หรือถ้าคนในออฟฟิศมีนิสัยที่ไม่กล้าแสดงออก
แนะนำเป็นการเขียนไอเดียใส่กระดาษเอาไว้แล้วรวบรวมมาให้ก็ได้เช่นกัน
4. อย่าระดมสมองทุกปัญหาในครั้งเดียว
ต้องมีคนคอยควบคุมให้พนักงานทุกคนคิดไปในทางเดียวกันว่า
คุณกำลังเสนอการแก้ปัญหาเรื่องอะไร ปรึกษาหารือกันไปทีละเรื่อง
หาคำตอบเรื่องนั้นให้ได้ก่อนค่อยข้ามไปประเด็นอื่น
5. เอาความคิดที่ได้
มา Brainstorm อีกครั้ง
หลังจากคุณระดมสมองครั้งแรกไป ก็ให้นำไอเดียทั้งหมดที่ได้มาทำการต่อยอดระดมสมองดูอีกครั้งนึง ซึ่งจะทำให้เห็นภาพชัดมากขึ้นว่าจะเดินไปทิศทางไหนและโฟกัสได้ลึกขึ้น ซึ่งนี่แหละเป็นจุดเริ่มต้นที่จะทำให้คุณแก้ทุกปัญหาได้แบบที่ต้องการ
สิ่งสำคัญของการ Brainstorm คือ ต้องห้ามวิพากษ์วิจารณ์ความคิดของคนอื่น เพื่อไม่ให้เกิดความเสียหน้า หรือไม่กล้าที่จะแสดงความคิดเห็นอีก ต้องให้ทุกคนเปิดกว้างอย่างอิสระ ยิ่งมีไอเดียเยอะยิ่งดี และสุดท้ายค่อยนำทั้งหมดมาพูดคุยขอความคิดเห็นในตอนท้าย ซึ่งช่วงนี้แหละที่จะคอมเมนต์ได้ว่าไอเดียใครที่เหมาะสม