จัดตารางนัดหมายให้เป็นเรื่องง่าย

สำหรับทุกวันนี้หลายๆ องค์กร ก็จะใช้อุปกรณ์ออนไลน์ในการติดต่อสื่อสารกันเป็นหลัก ทั้งไลน์ ทั้งวอตแอป รวมถึงอีเมลต่างๆ ซึ่งเป็นการช่วยให้ประหยัดเวลาในการสื่อสารไปได้อย่างมากเลย แต่ในข้อดี มันก็มีข้อเสียแฝงอยู่เช่นกัน เมื่อแอปพลิเคชันที่มันเยอะมากขนาดนี้ อาจทำให้การติดต่อสื่อสาร หรือการทำนัดหมายประชุม หรือพูดคุยต่างๆ ทั้งกับลูกค้า และกับพนักงานในทีมนั้นคลาดเคลื่อนไป ยิ่งผู้บริหารที่ต้องติดต่อกับทุกคนอยู่ตลอดเวลาด้วย ยิ่งมีโอกาสที่แชตจะล้นจนถูกดอง และมองข้ามนัดสำคัญได้มากกว่าเดิม

เพราะฉะนั้นสำหรับคนที่ไม่อยากพลาดเรื่องจำเป็นต่างๆ และอยากสื่อสารกับทีมให้เข้าใจ นัดแล้วเป็นนัด ไม่ผิดวันหรือเข้าใจพลาดกันไป ก็ลองเอาเทคนิคที่จะช่วยลดความสับสนเหล่านี้ไปใช้กันได้เลย จะช่วยให้การนัดหมายของคุณกับลูกค้าและเพื่อนร่วมทีมชัดเจนขึ้นจนไม่มีคำว่าพลาด

ไม่พลาดทุกข้อมูล ข่าวสารที่น่าสนใจ อย่าลืมกดไลก์ Facebook bangkokbanksme 

สอบถามคิวว่างของผู้ที่ต้องการนัด

อันดับแรกให้เราเริ่มจากสอบถามวันว่างของคนที่เราจะนัดก่อนเลย เพราะถึงแม้เราจะเป็นหัวหน้า และเขาเป็นลูกน้อง แต่ก็ใช่ว่าเขาจะว่างมาประชุมกับเราทุกวัน งานบางชิ้นมันรีบยิ่งกว่ากัน และอาจไม่สามารถรอได้ เพราะฉะนั้นทางที่ดีต้องสอบถามก่อนว่าว่างวันไหน สะดวกมาเมื่อไหร่ หาวันลงตัว เมื่อจัดตารางงานลงตัวกันทั้งสองฝ่ายแล้ว ก็ค่อยลงคิวนัดวันเวลาที่แน่นอนต่อไป 

ยืนยันการนัดหมายให้ชัดเจน เป็นลายลักษณ์อักษร

การบอกปากเปล่าไปเฉยๆ หรือส่งตารางนัดในแชตส่วนตัว อาจทำให้คนอ่านหรือคนฟังหลงลืมได้ครับ โดยเฉพาะการบอกปากเปล่านั้น จะยิ่งมีโอกาสถูกลืมได้มากกว่าปกติ เพราะไม่มีอะไรให้คอยย้ำเตือนการนัดครั้งนี้ แม้แต่นิดเดียว ซึ่งเราต้องแยกให้ออกระหว่างการทำงาน กับชีวิตส่วนตัว ถ้าคุณต้องการนัดลูกทีมให้มาประชุมอย่างพร้อมเพรียงกันแบบไม่พลาด ก็ควรนัดในเครื่องมือการทำงาน เช่น การส่งอีเมล หรือการส่งข้อมูลผ่านแอปพลิเคชันเฉพาะที่บริษัทใช้ติดต่องานเท่านั้น เพื่อไม่ให้ผู้รับสารพลาด รวมถึงการมีรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษรเหล่านี้ จะช่วยให้สามารถย้อนกลับมาดูรายละเอียดการนัดหมายครั้งนี้ ได้ง่ายขึ้นแบบไม่หลงลืม 

กำหนดพื้นที่นัดหมายให้สะดวกทั้งสองฝ่าย

การกำหนดพื้นที่นัดหมายนั้นต้องไม่เอาตัวเองเป็นหลัก แต่ควรมองภาพรวม เช่น ถ้าคุณนัดหมายกับลูกค้า อาจจะเลือกจุดที่ลูกค้าสะดวกมากกว่าที่จะเอาตัวเองสะดวก เพราะความง่ายในการมาเจอคุณ จะทำให้ลูกค้าตัดสินใจได้ง่ายขึ้น และมีโอกาสที่จะออกมาพบมากขึ้น และสำหรับการนัดหมายทีมงาน ก็ควรทำในที่ทำงาน ในเวลางานเท่านั้น ไม่นัดหมายนอกรอบ นอกออฟฟิศ เผื่อคุณต้องการข้อมูลส่วนใดเพิ่มเติมในการประชุมครั้งนี้จะได้สามารถเรียกใช้จากทุกฝ่ายได้ทันที

ใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์

แอปพลิเคชันต่างๆ ส่วนใหญ่จะมีเมนูการนัดหมายให้ได้ใช้งานอยู่แล้ว ซึ่งถ้านำมาใช้งานจริงในองค์กร จะทำให้ทุกคนไม่พลาดการนัดอย่างแน่นอน เช่น แอปพลิเคชัน Calendar จาก Google ซึ่งสามารถอัพเดตตารางงานของคุณให้กับทุกคนในทีมได้ทันทีอย่างรวดเร็ว ช่วยให้คนในทีมรู้ได้ว่ามีประชุม หรือนัดวันไหน ตอนไหน เวลากี่โมง สามารถเข้ามาตรวจสอบได้ง่าย และรวดเร็ว ส่งกระจายข่าวสารถึงมือทุกคนแบบไม่ต้องลุ้น และที่สำคัญยังมีการตั้งค่าแจ้งเตือนก่อนเวลานัดเพื่อไม่ให้หลงลืมอีกด้วย

ยืนยันเวลานัดหลายๆ ครั้ง

หลังจากที่คุณได้แจ้งเตือนผ่านแอปพลิเคชันต่างๆ หรือบอกกล่าว ทั้งลูกค้าและทีมงานแล้ว ก็ไม่ควรวางใจปล่อย ให้แอปพลิเคชันเป็นฟางเส้นสุดท้าย ในการนำพานัดหมายครั้งนี้ ให้ประสบความสำเร็จไปด้วยดี แต่ควรที่จะหมั่นเตือนหรือทักไปคอนเฟิร์ม ยืนยัน คู่นัดอีกครั้งก่อนถึงวันนัดหมาย เพื่อเป็นการเตือนไม่ให้หลงลืม และทุกฝ่ายจะได้เตรียมตัวได้แบบไม่มีข้ออ้างอีกต่อไป

อย่ามั่นใจในแผนการเดียว

สุดท้ายแล้วต่อให้คุณวางแผนมาดีแค่ไหน แต่ถ้ามีงานด่วนเข้ามาให้คนเหล่านั้นต้องจัดการ การนัดหมายก็อาจจะถูกเลื่อนออกไปได้อยู่ดี เพราะฉะนั้นพยายามมองหาแผนสำรองเผื่อเอาไว้ในทุกๆ ครั้ง ทำใจไว้ว่าอีกฝ่ายอาจจะติดธุระ มาไม่ได้ ลาป่วย หรือมีเหตุให้ต้องยกเลิกนัดคุณอยู่ดี ซึ่งสิ่งที่จะช่วยให้คุณไม่เสียเวลาไปเปล่าๆ คือเตรียมงานที่คุณสามารถทำต่อเนื่องไว้ได้ทันทีเมื่อมีคนเท เช่น เอาคอมพิวเตอร์ไปด้วย เมื่อมีนัดหมายนอกสถานที่ เพื่อจะได้ไม่เสียเวลาขับกลับออฟฟิศ และใช้เวลาทำงานต่อได้ทันทีนั่นเอง

ยิ่งใช้แอปพลิเคชันต่างๆ มากมายในองค์กรก็ยิ่งอำนวยความสะดวก แต่เพราะความหลากหลาย จึงอาจทำให้ตกหล่นเรื่องราวสำคัญไปได้ ซึ่งการตามติดด้วยวิธีเหล่านี้ และมีแผนสำรองตลอดเวลา ก็จะช่วยให้ทั้งคุณ และคู่นัด ไม่ต้องเสียเวลาเปล่าอีกต่อไป และมั่นใจได้มากขึ้นว่า จะไม่พลาดนัดสำคัญครั้งต่อๆ ไปอย่างที่เคยเป็น 

เตรียมตัว เมื่อต้องเดินทางไปทำงานต่างประเทศ 

เทคนิคกระตุ้นลูกน้องของหัวหน้าพลังบวก