เจ้าของกิจการและธุรกิจ SMEs มักมองหาช่องทางที่สร้างสรรค์เพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจโดยกระเป๋าไม่ฉีก
กลยุทธ์หนึ่งที่สามารถช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย คือการเอาท์ซอร์สงานให้คนนอกที่มีทักษะไปทำแทน
ธุรกิจที่ทำทุกอย่างเองด้วยพนักงานที่มีอยู่
อาจมองว่าการเอาท์ซอร์สทำให้มีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น
แต่หากการเอาท์ซอร์สหมายถึงการได้งานที่มีคุณภาพมากขึ้น
ก็จะทำให้ธุรกิจมีรายได้และกำไรมากขึ้น
ประเด็นสำคัญคือ การเอาท์ซอร์สยังไงให้เหมาะกับ
SMEs ที่มีพนักงานไม่มากนัก
เพื่อที่เจ้าของกิจการและพนักงานจะได้ไม่ทำงานจนตึงตัวเกินไป ขณะเดียวกัน
การเอาท์ซอร์สก็เปิดโอกาสให้สามารถเข้าถึงบุคลากรที่มีความชำนาญได้ในทันทีโดยไม่ต้องจ้างพนักงานประจำ
และเปิดโอกาสให้เจ้าของกิจการทุ่มความสนใจไปกับงานหลักที่ตัวเองถนัด
จะได้สามารถผลักดันธุรกิจให้เติบโตได้
นอกจากนั้น
บริษัทขนาดเล็กส่วนใหญ่มักไม่สามารถตั้งแผนกต่างๆ
ขึ้นมารองรับบริการได้เหมือนบรรดาบริษัทขนาดใหญ่ แต่การเอาท์ซอร์ส สามารถช่วยให้บริษัทรายย่อยๆ
ทำอะไรได้ใหญ่ไม่แพ้กัน เพราะมีบุคลากรคนนอกที่มีความชำนาญ คอยรับงานไปทำให้ ยิ่งยุคนี้ที่โลกมีทั้งความเป็นโลกาภิวัตน์และดิจิทัล
ยิ่งช่วยให้การเอาท์ซอร์สงานต่างๆ ทำได้ง่ายขึ้น
งานที่ SMEs มักใช้บริการเอาท์ซอร์ส มีอย่างเช่น
การทำบัญชี การออกแบบเว็บไซต์ การเขียนคอนเทนต์ การดูแลลูกค้า การสนับสนุนทางเทคนิค
งานด้านไอที และการทำแคมเปญการตลาด
แม้แต่การเอาท์ซอร์สภาระกิจบางอย่างไม่เพียงช่วยให้เจ้าของกิจการใช้เวลาที่มีค่าไปกับการขับเคลื่อนธุรกิจ
แต่ยังช่วยเพิ่มมูลค่าให้บริษัทด้วย อย่างการเอาท์ซอร์สงานด้านบัญชี
ถือเป็นการช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย ประหยัดเวลาสำหรับเจ้าของกิจการที่เจอตัวเลขแล้วปวดหัวทั้งยังไม่ทราบกฎเกณฑ์ด้านบัญชี
อีกทั้งยังมั่นใจได้ว่าจะเขียนรายการยื่นภาษีได้ถูกต้อง ไม่ถูกปรับเป็นเงินก้อนโต
เมื่อเลือกได้แล้วว่าจะเอาท์ซอร์สงานด้านไหน ก็มาถึงในส่วนของขั้นตอนการติดต่อและคัดเลือกผู้ที่จะมารับงาน
ไม่พลาดทุกข้อมูล ข่าวสารที่น่าสนใจ อย่าลืมกดไลค์ Facebook bangkokbanksme
บรีฟงานยังไงไม่ให้พลาด
การเอาท์ซอร์สจะประสบความสำเร็จและได้งานที่มีคุณภาพ
ต้องเริ่มจากการระบุลงไปอย่างชัดเจน
ว่ามีเป้าหมายจะให้คนนอกหรือบริษัทภายนอกที่จ้างมานั้น ทำอะไร
โดยให้ข้อมูลให้มากที่สุดและชัดเจนที่สุดเกี่ยวกับเนื้องานและวิธีการทำงานว่าอยากได้แบบไหน
เพราะบริษัทหรือผู้ที่รับงานเอาท์ซอร์ส ต้องการข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วน
จะได้สามารถพรีเซนต์งานได้ตรงกับความเป็นจริงและนำเสนอราคาที่สมเหตุผล
อีกทั้งควรเจาะจงลงไปถึงกำหนดเวลาในการส่งงาน
ซึ่งผู้จ้างต้องตระหนักด้วยว่ากำหนดส่งงานอาจมีผลอย่างมากต่อค่าใช้จ่าย เพราะหากอยากได้งานด่วนก็อาจต้องจ่ายเงินมากขึ้น
ศัตรูตัวร้ายที่สุดของการบรีฟงาน
คือการ “คิดเอาเอง” ไม่ว่าจะคิดเอาเองว่าคนนอกที่มารับงาน
เข้าใจดีว่าผู้จ้างอยากได้อะไร
หรือคิดเอาเองว่าเขาทราบเกี่ยวกับธุรกิจและแบรนด์ของผู้จ้าง
หรือคิดเอาเองว่าเขาสามารถแปลงภาพที่อยู่ในหัวของผู้จ้างออกมาเป็นผลลัพธ์ได้อย่างที่ต้องการ
ดังนั้น แทนที่จะบรีฟงานแค่ว่า “ชวนคนมาร่วมงานอีเวนต์ที่เรากำลังจะจัดขึ้น”
ก็ให้ระบุจุดประสงค์และเป้าหมายลงไปอย่างชัดเจน เช่น เรากำลังจะจัดงานอีเวนต์เพื่อเปิดตัวธุรกิจใหม่ของเรา
ให้แก่กลุ่มเป้าหมาย ซึ่งเป็นกลุ่มผู้หญิงทำงาน ที่วันๆ มีอะไรต้องทำเยอะแยะไปหมด
เราอยากให้ใช้การเชิญชวนในลักษณะที่เตะตาและเรียกความสนใจ
ชนิดที่เห็นแล้วจะอยู่เฉยไม่ได้ ต้องรีบจองที่นั่งผ่านเว็บไซต์ของบริษัทเดี๋ยวนั้นเลย
หรือหากเอาท์ซอร์สงานพัฒนาเว็บไซต์ใหม่
ก็ต้องมีการลงรายละเอียดให้มากที่สุด แทนที่จะบรีฟงานแค่ว่า “อยากได้เว็บไซต์ใหม่”
แต่ควรอธิบายว่าอยากได้ผลลัพธ์ทางธุรกิจอย่างไรจากเว็บไซต์ใหม่นี้
ซึ่งอาจฟังดูเหมือนต้องให้ข้อมูลอะไรเยอะแยะ
แต่ยิ่งผู้รับงานทราบแบคกราวด์และบริบทมากเท่าไร
ก็จะสามารถทำงานออกมาได้ตรงกับการคาดหมายมากขึ้นเท่านั้น
เลือกคนรับงานยังไงดี
อย่ากลัวที่จะตั้งคำถามตอนพิจารณาข้อเสนอจากคนนอก
เพราะการเลือกผู้รับงานเอาท์ซอร์สก็เหมือนการจ้างพนักงาน ดังนั้น
หากผู้จ้างสงสัยหรือมีข้อกังวลในศักยภาพส่วนไหนของผู้รับงาน
ก็ต้องพูดคุยซักถามทันที
รวมถึงการเช็คกับบุคคลอ้างอิงและขอฟีดแบคจากลูกค้าที่เคยใช้บริการด้วย
หากดู portfolio ก็แล้ว
คุยกับบุคคลอ้างอิงก็แล้ว ดูประสบการณ์ครั้งก่อนๆ ก็แล้ว แต่ยังไม่ชัวร์
อาจขอให้บริษัทเอาท์ซอร์สทำตัวอย่างจำลอง (mock-up) หรือพูดถึงเค้าโครงแผนการทำงาน
หากบริษัทนั้นอยากได้งานจริงๆ ก็จะอธิบายคอนเซปต์คร่าวๆ ให้ฟัง
เพื่อที่ผู้จ้างจะได้เห็นภาพแนวทางการทำงานมากขึ้น
แน่นอนว่าผู้จ้างอยากได้บริษัทเอาท์ซอร์สที่มีประสบการณ์ตรงกับโปรเจคของผู้จ้าง
โดยเฉพาะการเอาท์ซอร์สโปรเจคที่มีความซับซ้อนทางเทคนิค อย่างการพัฒนาซอฟต์แวร์
เช่น หากกำลังมองหาคนพัฒนาแอปสำหรับไอโฟน
ก็ต้องแน่ใจว่าบริษัทนี้เคยทำโปรเจคเพื่อการพาณิชย์บนแพลทฟอร์มดังกล่าวจริง
และลูกค้าก็พึงพอใจ หรือหากอยากได้แผนการธุรกิจเพื่อนำไปเปิดร้านค้าปลีก
ก็ควรเลือกบริษัทเอาท์ซอร์สที่มีข้อมูลและผลงานยืนยันว่ามีประสบการณ์จริงในภาคค้าปลีก
สำหรับข้อมูลทั่วๆ
ไปในการพิจารณาบริษัทที่รับงานเอาท์ซอร์ส มีอย่างเช่น
บริษัทนั้นเข้ามารับงานในตลาดนานเท่าไรแล้ว ขนาดของโปรเจคที่เคยรับ จำนวนพนักงาน
และเว็บไซต์ของบริษัทน่าสนใจมากน้อยแค่ไหน
ราคาควรอยู่ระดับใด
อย่าใช้ “ราคา” เป็นเหตุผลเดียวในการเลือกบริษัทเอาท์ซอร์ส
ผู้จ้างหลายรายที่เคยจ้างบริษัทมาหลายโปรเจคและเคยอ่านข้อเสนอหลายร้อยข้อจากบริษัทเอาท์ซอร์ส
มักแนะนำคล้ายๆ กันว่าให้ข้ามๆ
ผู้ที่เสนอราคามาสูงที่สุดและผู้ที่เสนอราคามาต่ำที่สุด
เพราะโปรเจคที่ประสบความสำเร็จอย่างงดงามนั้นเป็นโปรเจคที่สมดุลหรือลงตัวกันระหว่างราคาที่เสนอมา
กับคุณภาพของงาน
หรือในกรณีที่ผู้จ้างมีงบที่เป็นตัวเลขเฉพาะเจาะจงอยู่แล้ว
ก็สามารถบอกกับผู้รับงานได้ เพื่อที่ผู้รับงานจะได้จัดทำข้อเสนอมาให้เหมาะสมกับงบประมาณ
นอกเหนือจากการระบุเป้าหมายของของโปรเจคให้ชัดเจนตามที่ระบุไว้ข้างต้นแล้ว
อีกสิ่งที่ต้องกำหนดอย่างชัดแจ้งพอกัน คือตารางเวลาในการทบทวนโปรเจคเป็นระยะๆ
เพื่อให้ชัวร์ว่างานจะสำเร็จลุล่วง และได้มาตรฐานตามที่ตกลงกันไว้
โดยจ่ายเงินเป็นงวดๆ ตามกำหนดการทบทวนโปรเจค
เซฟงานไม่ให้พัง
หลังจากเอาท์ซอร์สงานออกไปแล้ว
จะเป็นการดีมากหากมีการทำแผนสำรองไว้รับมือกรณีฉุกเฉิน
โดยอาจค้นหาข้อมูลของบริษัทเอาท์ซอร์สรายอื่นสำรองไว้ หรือลองคิดดูว่าสามารถรับงานนั้นกลับมาทำเองได้มั้ย
หากผู้รับงานมีปัญหา
ต้องพยายามแก้ไขปัญหาให้เร็วที่สุด และในกรณีที่เจอฝันร้าย คืองานทำท่าจะพัง
เจ้าของกิจการต้องตั้งหลักให้ดี และทบทวนดูว่าหากยกเลิกสัญญา
จะสามารถเดินหน้าต่อไปได้มั้ยถ้าไม่มีบริษัทนี้ หรือลองพูดคุยกับผู้รับงานอีกครั้งและพยายามหาทางออกร่วมกัน
หรืออาจลดความเสี่ยงด้วยการระบุลงไปในข้อตกลงกับผู้รับงานเอาท์ซอร์สเลยว่า ต้องมีแผนรับมือในกรณีที่งานพัง ไม่ว่าจะเป็นการส่งคนอื่นมาดูแลงาน หรือการที่เจ้าของกิจการมีสิทธิเข้าไปดูแลอุปกรณ์เครื่องมือที่ผู้รับงานนำมาใช้ในงานนั้นๆ
ที่สำคัญ ภายหลังการจ้างเอาท์ซอร์ส
ถึงขั้นที่สรุปหรือจบงานอย่างลืม “เรียนรู้
ปรับปรุง และแก้ไข” ตรงนี้ประสบการณ์จะสอนคุณเอง
การเอาท์ซอร์สก็เหมือนหลายสิ่งในการทำธุรกิจ ที่มีความเสี่ยงติดมาด้วย แต่หากสามารถบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเอาท์ซอร์สก็สามารถเป็นจุดเปลี่ยนให้ SMEs ได้เลยทีเดียว