SMEs รู้ยัง ‘เอาท์ซอร์ส’ งานไม่พังเขาทำกันยังไง?

SME in Focus
15/07/2019
รับชมแล้วทั้งหมด 2731 คน
SMEs รู้ยัง ‘เอาท์ซอร์ส’ งานไม่พังเขาทำกันยังไง?
banner

เจ้าของกิจการและธุรกิจ SMEs มักมองหาช่องทางที่สร้างสรรค์เพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจโดยกระเป๋าไม่ฉีก กลยุทธ์หนึ่งที่สามารถช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย คือการเอาท์ซอร์สงานให้คนนอกที่มีทักษะไปทำแทน

ธุรกิจที่ทำทุกอย่างเองด้วยพนักงานที่มีอยู่ อาจมองว่าการเอาท์ซอร์สทำให้มีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น แต่หากการเอาท์ซอร์สหมายถึงการได้งานที่มีคุณภาพมากขึ้น ก็จะทำให้ธุรกิจมีรายได้และกำไรมากขึ้น

ประเด็นสำคัญคือ การเอาท์ซอร์สยังไงให้เหมาะกับ SMEs ที่มีพนักงานไม่มากนัก เพื่อที่เจ้าของกิจการและพนักงานจะได้ไม่ทำงานจนตึงตัวเกินไป ขณะเดียวกัน การเอาท์ซอร์สก็เปิดโอกาสให้สามารถเข้าถึงบุคลากรที่มีความชำนาญได้ในทันทีโดยไม่ต้องจ้างพนักงานประจำ และเปิดโอกาสให้เจ้าของกิจการทุ่มความสนใจไปกับงานหลักที่ตัวเองถนัด จะได้สามารถผลักดันธุรกิจให้เติบโตได้

นอกจากนั้น บริษัทขนาดเล็กส่วนใหญ่มักไม่สามารถตั้งแผนกต่างๆ ขึ้นมารองรับบริการได้เหมือนบรรดาบริษัทขนาดใหญ่ แต่การเอาท์ซอร์ส สามารถช่วยให้บริษัทรายย่อยๆ ทำอะไรได้ใหญ่ไม่แพ้กัน เพราะมีบุคลากรคนนอกที่มีความชำนาญ คอยรับงานไปทำให้ ยิ่งยุคนี้ที่โลกมีทั้งความเป็นโลกาภิวัตน์และดิจิทัล ยิ่งช่วยให้การเอาท์ซอร์สงานต่างๆ ทำได้ง่ายขึ้น

งานที่ SMEs มักใช้บริการเอาท์ซอร์ส มีอย่างเช่น การทำบัญชี การออกแบบเว็บไซต์ การเขียนคอนเทนต์ การดูแลลูกค้า การสนับสนุนทางเทคนิค งานด้านไอที และการทำแคมเปญการตลาด

แม้แต่การเอาท์ซอร์สภาระกิจบางอย่างไม่เพียงช่วยให้เจ้าของกิจการใช้เวลาที่มีค่าไปกับการขับเคลื่อนธุรกิจ แต่ยังช่วยเพิ่มมูลค่าให้บริษัทด้วย อย่างการเอาท์ซอร์สงานด้านบัญชี ถือเป็นการช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย ประหยัดเวลาสำหรับเจ้าของกิจการที่เจอตัวเลขแล้วปวดหัวทั้งยังไม่ทราบกฎเกณฑ์ด้านบัญชี อีกทั้งยังมั่นใจได้ว่าจะเขียนรายการยื่นภาษีได้ถูกต้อง ไม่ถูกปรับเป็นเงินก้อนโต

เมื่อเลือกได้แล้วว่าจะเอาท์ซอร์สงานด้านไหน ก็มาถึงในส่วนของขั้นตอนการติดต่อและคัดเลือกผู้ที่จะมารับงาน

ไม่พลาดทุกข้อมูล ข่าวสารที่น่าสนใจ อย่าลืมกดไลค์ Facebook bangkokbanksme 


บรีฟงานยังไงไม่ให้พลาด

การเอาท์ซอร์สจะประสบความสำเร็จและได้งานที่มีคุณภาพ ต้องเริ่มจากการระบุลงไปอย่างชัดเจน ว่ามีเป้าหมายจะให้คนนอกหรือบริษัทภายนอกที่จ้างมานั้น ทำอะไร โดยให้ข้อมูลให้มากที่สุดและชัดเจนที่สุดเกี่ยวกับเนื้องานและวิธีการทำงานว่าอยากได้แบบไหน เพราะบริษัทหรือผู้ที่รับงานเอาท์ซอร์ส ต้องการข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วน จะได้สามารถพรีเซนต์งานได้ตรงกับความเป็นจริงและนำเสนอราคาที่สมเหตุผล อีกทั้งควรเจาะจงลงไปถึงกำหนดเวลาในการส่งงาน ซึ่งผู้จ้างต้องตระหนักด้วยว่ากำหนดส่งงานอาจมีผลอย่างมากต่อค่าใช้จ่าย เพราะหากอยากได้งานด่วนก็อาจต้องจ่ายเงินมากขึ้น

ศัตรูตัวร้ายที่สุดของการบรีฟงาน คือการ “คิดเอาเอง” ไม่ว่าจะคิดเอาเองว่าคนนอกที่มารับงาน เข้าใจดีว่าผู้จ้างอยากได้อะไร หรือคิดเอาเองว่าเขาทราบเกี่ยวกับธุรกิจและแบรนด์ของผู้จ้าง หรือคิดเอาเองว่าเขาสามารถแปลงภาพที่อยู่ในหัวของผู้จ้างออกมาเป็นผลลัพธ์ได้อย่างที่ต้องการ

ดังนั้น แทนที่จะบรีฟงานแค่ว่า “ชวนคนมาร่วมงานอีเวนต์ที่เรากำลังจะจัดขึ้น” ก็ให้ระบุจุดประสงค์และเป้าหมายลงไปอย่างชัดเจน เช่น เรากำลังจะจัดงานอีเวนต์เพื่อเปิดตัวธุรกิจใหม่ของเรา ให้แก่กลุ่มเป้าหมาย ซึ่งเป็นกลุ่มผู้หญิงทำงาน ที่วันๆ มีอะไรต้องทำเยอะแยะไปหมด เราอยากให้ใช้การเชิญชวนในลักษณะที่เตะตาและเรียกความสนใจ ชนิดที่เห็นแล้วจะอยู่เฉยไม่ได้ ต้องรีบจองที่นั่งผ่านเว็บไซต์ของบริษัทเดี๋ยวนั้นเลย

หรือหากเอาท์ซอร์สงานพัฒนาเว็บไซต์ใหม่ ก็ต้องมีการลงรายละเอียดให้มากที่สุด แทนที่จะบรีฟงานแค่ว่า “อยากได้เว็บไซต์ใหม่” แต่ควรอธิบายว่าอยากได้ผลลัพธ์ทางธุรกิจอย่างไรจากเว็บไซต์ใหม่นี้ ซึ่งอาจฟังดูเหมือนต้องให้ข้อมูลอะไรเยอะแยะ แต่ยิ่งผู้รับงานทราบแบคกราวด์และบริบทมากเท่าไร ก็จะสามารถทำงานออกมาได้ตรงกับการคาดหมายมากขึ้นเท่านั้น

เลือกคนรับงานยังไงดี

อย่ากลัวที่จะตั้งคำถามตอนพิจารณาข้อเสนอจากคนนอก เพราะการเลือกผู้รับงานเอาท์ซอร์สก็เหมือนการจ้างพนักงาน ดังนั้น หากผู้จ้างสงสัยหรือมีข้อกังวลในศักยภาพส่วนไหนของผู้รับงาน ก็ต้องพูดคุยซักถามทันที รวมถึงการเช็คกับบุคคลอ้างอิงและขอฟีดแบคจากลูกค้าที่เคยใช้บริการด้วย

หากดู portfolio ก็แล้ว คุยกับบุคคลอ้างอิงก็แล้ว ดูประสบการณ์ครั้งก่อนๆ ก็แล้ว แต่ยังไม่ชัวร์ อาจขอให้บริษัทเอาท์ซอร์สทำตัวอย่างจำลอง (mock-up) หรือพูดถึงเค้าโครงแผนการทำงาน หากบริษัทนั้นอยากได้งานจริงๆ ก็จะอธิบายคอนเซปต์คร่าวๆ ให้ฟัง เพื่อที่ผู้จ้างจะได้เห็นภาพแนวทางการทำงานมากขึ้น

แน่นอนว่าผู้จ้างอยากได้บริษัทเอาท์ซอร์สที่มีประสบการณ์ตรงกับโปรเจคของผู้จ้าง โดยเฉพาะการเอาท์ซอร์สโปรเจคที่มีความซับซ้อนทางเทคนิค อย่างการพัฒนาซอฟต์แวร์ เช่น หากกำลังมองหาคนพัฒนาแอปสำหรับไอโฟน ก็ต้องแน่ใจว่าบริษัทนี้เคยทำโปรเจคเพื่อการพาณิชย์บนแพลทฟอร์มดังกล่าวจริง และลูกค้าก็พึงพอใจ หรือหากอยากได้แผนการธุรกิจเพื่อนำไปเปิดร้านค้าปลีก ก็ควรเลือกบริษัทเอาท์ซอร์สที่มีข้อมูลและผลงานยืนยันว่ามีประสบการณ์จริงในภาคค้าปลีก

สำหรับข้อมูลทั่วๆ ไปในการพิจารณาบริษัทที่รับงานเอาท์ซอร์ส มีอย่างเช่น บริษัทนั้นเข้ามารับงานในตลาดนานเท่าไรแล้ว ขนาดของโปรเจคที่เคยรับ จำนวนพนักงาน และเว็บไซต์ของบริษัทน่าสนใจมากน้อยแค่ไหน

ราคาควรอยู่ระดับใด

อย่าใช้ “ราคา” เป็นเหตุผลเดียวในการเลือกบริษัทเอาท์ซอร์ส ผู้จ้างหลายรายที่เคยจ้างบริษัทมาหลายโปรเจคและเคยอ่านข้อเสนอหลายร้อยข้อจากบริษัทเอาท์ซอร์ส มักแนะนำคล้ายๆ กันว่าให้ข้ามๆ ผู้ที่เสนอราคามาสูงที่สุดและผู้ที่เสนอราคามาต่ำที่สุด เพราะโปรเจคที่ประสบความสำเร็จอย่างงดงามนั้นเป็นโปรเจคที่สมดุลหรือลงตัวกันระหว่างราคาที่เสนอมา กับคุณภาพของงาน

หรือในกรณีที่ผู้จ้างมีงบที่เป็นตัวเลขเฉพาะเจาะจงอยู่แล้ว ก็สามารถบอกกับผู้รับงานได้ เพื่อที่ผู้รับงานจะได้จัดทำข้อเสนอมาให้เหมาะสมกับงบประมาณ

นอกเหนือจากการระบุเป้าหมายของของโปรเจคให้ชัดเจนตามที่ระบุไว้ข้างต้นแล้ว อีกสิ่งที่ต้องกำหนดอย่างชัดแจ้งพอกัน คือตารางเวลาในการทบทวนโปรเจคเป็นระยะๆ เพื่อให้ชัวร์ว่างานจะสำเร็จลุล่วง และได้มาตรฐานตามที่ตกลงกันไว้ โดยจ่ายเงินเป็นงวดๆ ตามกำหนดการทบทวนโปรเจค

เซฟงานไม่ให้พัง

หลังจากเอาท์ซอร์สงานออกไปแล้ว จะเป็นการดีมากหากมีการทำแผนสำรองไว้รับมือกรณีฉุกเฉิน โดยอาจค้นหาข้อมูลของบริษัทเอาท์ซอร์สรายอื่นสำรองไว้ หรือลองคิดดูว่าสามารถรับงานนั้นกลับมาทำเองได้มั้ย

หากผู้รับงานมีปัญหา ต้องพยายามแก้ไขปัญหาให้เร็วที่สุด และในกรณีที่เจอฝันร้าย คืองานทำท่าจะพัง เจ้าของกิจการต้องตั้งหลักให้ดี และทบทวนดูว่าหากยกเลิกสัญญา จะสามารถเดินหน้าต่อไปได้มั้ยถ้าไม่มีบริษัทนี้ หรือลองพูดคุยกับผู้รับงานอีกครั้งและพยายามหาทางออกร่วมกัน

หรืออาจลดความเสี่ยงด้วยการระบุลงไปในข้อตกลงกับผู้รับงานเอาท์ซอร์สเลยว่า ต้องมีแผนรับมือในกรณีที่งานพัง ไม่ว่าจะเป็นการส่งคนอื่นมาดูแลงาน หรือการที่เจ้าของกิจการมีสิทธิเข้าไปดูแลอุปกรณ์เครื่องมือที่ผู้รับงานนำมาใช้ในงานนั้นๆ


ที่สำคัญ ภายหลังการจ้างเอาท์ซอร์ส ถึงขั้นที่สรุปหรือจบงานอย่างลืม เรียนรู้ ปรับปรุง และแก้ไข ตรงนี้ประสบการณ์จะสอนคุณเอง

การเอาท์ซอร์สก็เหมือนหลายสิ่งในการทำธุรกิจ ที่มีความเสี่ยงติดมาด้วย แต่หากสามารถบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเอาท์ซอร์สก็สามารถเป็นจุดเปลี่ยนให้ SMEs ได้เลยทีเดียว


Bangkok Bank SMEเราเป็นเพื่อนคู่คิด มิตรคู่บ้าน ทุกช่วงการเติบโตของธุรกิจ
สนใจลงทุนธุรกิจสามารถปรึกษาธนาคารกรุงเทพคลิกหรือสายด่วน1333


Related Article

ยนต์ผลดี จากโรงงานผลิตเครื่องสีข้าว สู่ ‘โรงเรียนโรงสี’ และเป้าหมายการยกระดับอุตสาหกรรมข้าวให้เข้มแข็ง

ยนต์ผลดี จากโรงงานผลิตเครื่องสีข้าว สู่ ‘โรงเรียนโรงสี’ และเป้าหมายการยกระดับอุตสาหกรรมข้าวให้เข้มแข็ง

โรงเรียน ‘โรงสีข้าว’ แห่งแรกของไทย โรงเรียน ‘โรงสีข้าว’ หรือ ศูนย์ถ่ายทอดเทคโนโลยีหลังการเก็บเกี่ยวข้าว จัดตั้งโดย บริษัท ยนต์ผลดี จำกัด…
pin
256 | 25/03/2024
3 ผู้บริหารหญิงยุคใหม่ กับแนวคิดใช้นวัตกรรมขับเคลื่อนธุรกิจรับเทรนด์อาหารเพื่อสุขภาพ

3 ผู้บริหารหญิงยุคใหม่ กับแนวคิดใช้นวัตกรรมขับเคลื่อนธุรกิจรับเทรนด์อาหารเพื่อสุขภาพ

ไขเคล็ดลับและแนวคิดที่ผลักดันให้ผู้นำหญิงในโลกธุรกิจขึ้นมายืนแถวหน้า นักธุรกิจหญิงแกร่งที่ทรงพลังต่อการขับเคลื่อนธุรกิจ จนทำให้พวกเธอสามารถขึ้นมายืนแถวหน้าอย่างภาคภูมิ…
pin
427 | 22/03/2024
พลังหญิง เปลี่ยนโลก 3 บทบาทของผู้บริหารหญิงในการขับเคลื่อนธุรกิจสีเขียวที่สร้างแรงบันดาลใจด้านสิ่งแวดล้อม

พลังหญิง เปลี่ยนโลก 3 บทบาทของผู้บริหารหญิงในการขับเคลื่อนธุรกิจสีเขียวที่สร้างแรงบันดาลใจด้านสิ่งแวดล้อม

การเปลี่ยนแปลงสภาพภูมิอากาศเป็นปัญหาใหญ่ที่ส่งผลต่อธุรกิจ เมื่อหลายประเทศทั่วโลกเริ่มออกกฎหมายและข้อบังคับเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อมที่เข้มงวดขึ้น…
pin
335 | 20/03/2024
SMEs รู้ยัง ‘เอาท์ซอร์ส’ งานไม่พังเขาทำกันยังไง?