SMEs รู้ยัง ‘เอาท์ซอร์ส’ งานไม่พังเขาทำกันยังไง?

SME in Focus
15/07/2019
รับชมแล้วทั้งหมด 739 คน
SMEs รู้ยัง ‘เอาท์ซอร์ส’ งานไม่พังเขาทำกันยังไง?
banner

เจ้าของกิจการและธุรกิจ SMEs มักมองหาช่องทางที่สร้างสรรค์เพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจโดยกระเป๋าไม่ฉีก กลยุทธ์หนึ่งที่สามารถช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย คือการเอาท์ซอร์สงานให้คนนอกที่มีทักษะไปทำแทน

ธุรกิจที่ทำทุกอย่างเองด้วยพนักงานที่มีอยู่ อาจมองว่าการเอาท์ซอร์สทำให้มีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น แต่หากการเอาท์ซอร์สหมายถึงการได้งานที่มีคุณภาพมากขึ้น ก็จะทำให้ธุรกิจมีรายได้และกำไรมากขึ้น

ประเด็นสำคัญคือ การเอาท์ซอร์สยังไงให้เหมาะกับ SMEs ที่มีพนักงานไม่มากนัก เพื่อที่เจ้าของกิจการและพนักงานจะได้ไม่ทำงานจนตึงตัวเกินไป ขณะเดียวกัน การเอาท์ซอร์สก็เปิดโอกาสให้สามารถเข้าถึงบุคลากรที่มีความชำนาญได้ในทันทีโดยไม่ต้องจ้างพนักงานประจำ และเปิดโอกาสให้เจ้าของกิจการทุ่มความสนใจไปกับงานหลักที่ตัวเองถนัด จะได้สามารถผลักดันธุรกิจให้เติบโตได้

นอกจากนั้น บริษัทขนาดเล็กส่วนใหญ่มักไม่สามารถตั้งแผนกต่างๆ ขึ้นมารองรับบริการได้เหมือนบรรดาบริษัทขนาดใหญ่ แต่การเอาท์ซอร์ส สามารถช่วยให้บริษัทรายย่อยๆ ทำอะไรได้ใหญ่ไม่แพ้กัน เพราะมีบุคลากรคนนอกที่มีความชำนาญ คอยรับงานไปทำให้ ยิ่งยุคนี้ที่โลกมีทั้งความเป็นโลกาภิวัตน์และดิจิทัล ยิ่งช่วยให้การเอาท์ซอร์สงานต่างๆ ทำได้ง่ายขึ้น

งานที่ SMEs มักใช้บริการเอาท์ซอร์ส มีอย่างเช่น การทำบัญชี การออกแบบเว็บไซต์ การเขียนคอนเทนต์ การดูแลลูกค้า การสนับสนุนทางเทคนิค งานด้านไอที และการทำแคมเปญการตลาด

แม้แต่การเอาท์ซอร์สภาระกิจบางอย่างไม่เพียงช่วยให้เจ้าของกิจการใช้เวลาที่มีค่าไปกับการขับเคลื่อนธุรกิจ แต่ยังช่วยเพิ่มมูลค่าให้บริษัทด้วย อย่างการเอาท์ซอร์สงานด้านบัญชี ถือเป็นการช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย ประหยัดเวลาสำหรับเจ้าของกิจการที่เจอตัวเลขแล้วปวดหัวทั้งยังไม่ทราบกฎเกณฑ์ด้านบัญชี อีกทั้งยังมั่นใจได้ว่าจะเขียนรายการยื่นภาษีได้ถูกต้อง ไม่ถูกปรับเป็นเงินก้อนโต

เมื่อเลือกได้แล้วว่าจะเอาท์ซอร์สงานด้านไหน ก็มาถึงในส่วนของขั้นตอนการติดต่อและคัดเลือกผู้ที่จะมารับงาน

ไม่พลาดทุกข้อมูล ข่าวสารที่น่าสนใจ อย่าลืมกดไลค์ Facebook bangkokbanksme 


บรีฟงานยังไงไม่ให้พลาด

การเอาท์ซอร์สจะประสบความสำเร็จและได้งานที่มีคุณภาพ ต้องเริ่มจากการระบุลงไปอย่างชัดเจน ว่ามีเป้าหมายจะให้คนนอกหรือบริษัทภายนอกที่จ้างมานั้น ทำอะไร โดยให้ข้อมูลให้มากที่สุดและชัดเจนที่สุดเกี่ยวกับเนื้องานและวิธีการทำงานว่าอยากได้แบบไหน เพราะบริษัทหรือผู้ที่รับงานเอาท์ซอร์ส ต้องการข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วน จะได้สามารถพรีเซนต์งานได้ตรงกับความเป็นจริงและนำเสนอราคาที่สมเหตุผล อีกทั้งควรเจาะจงลงไปถึงกำหนดเวลาในการส่งงาน ซึ่งผู้จ้างต้องตระหนักด้วยว่ากำหนดส่งงานอาจมีผลอย่างมากต่อค่าใช้จ่าย เพราะหากอยากได้งานด่วนก็อาจต้องจ่ายเงินมากขึ้น

ศัตรูตัวร้ายที่สุดของการบรีฟงาน คือการ “คิดเอาเอง” ไม่ว่าจะคิดเอาเองว่าคนนอกที่มารับงาน เข้าใจดีว่าผู้จ้างอยากได้อะไร หรือคิดเอาเองว่าเขาทราบเกี่ยวกับธุรกิจและแบรนด์ของผู้จ้าง หรือคิดเอาเองว่าเขาสามารถแปลงภาพที่อยู่ในหัวของผู้จ้างออกมาเป็นผลลัพธ์ได้อย่างที่ต้องการ

ดังนั้น แทนที่จะบรีฟงานแค่ว่า “ชวนคนมาร่วมงานอีเวนต์ที่เรากำลังจะจัดขึ้น” ก็ให้ระบุจุดประสงค์และเป้าหมายลงไปอย่างชัดเจน เช่น เรากำลังจะจัดงานอีเวนต์เพื่อเปิดตัวธุรกิจใหม่ของเรา ให้แก่กลุ่มเป้าหมาย ซึ่งเป็นกลุ่มผู้หญิงทำงาน ที่วันๆ มีอะไรต้องทำเยอะแยะไปหมด เราอยากให้ใช้การเชิญชวนในลักษณะที่เตะตาและเรียกความสนใจ ชนิดที่เห็นแล้วจะอยู่เฉยไม่ได้ ต้องรีบจองที่นั่งผ่านเว็บไซต์ของบริษัทเดี๋ยวนั้นเลย

หรือหากเอาท์ซอร์สงานพัฒนาเว็บไซต์ใหม่ ก็ต้องมีการลงรายละเอียดให้มากที่สุด แทนที่จะบรีฟงานแค่ว่า “อยากได้เว็บไซต์ใหม่” แต่ควรอธิบายว่าอยากได้ผลลัพธ์ทางธุรกิจอย่างไรจากเว็บไซต์ใหม่นี้ ซึ่งอาจฟังดูเหมือนต้องให้ข้อมูลอะไรเยอะแยะ แต่ยิ่งผู้รับงานทราบแบคกราวด์และบริบทมากเท่าไร ก็จะสามารถทำงานออกมาได้ตรงกับการคาดหมายมากขึ้นเท่านั้น

เลือกคนรับงานยังไงดี

อย่ากลัวที่จะตั้งคำถามตอนพิจารณาข้อเสนอจากคนนอก เพราะการเลือกผู้รับงานเอาท์ซอร์สก็เหมือนการจ้างพนักงาน ดังนั้น หากผู้จ้างสงสัยหรือมีข้อกังวลในศักยภาพส่วนไหนของผู้รับงาน ก็ต้องพูดคุยซักถามทันที รวมถึงการเช็คกับบุคคลอ้างอิงและขอฟีดแบคจากลูกค้าที่เคยใช้บริการด้วย

หากดู portfolio ก็แล้ว คุยกับบุคคลอ้างอิงก็แล้ว ดูประสบการณ์ครั้งก่อนๆ ก็แล้ว แต่ยังไม่ชัวร์ อาจขอให้บริษัทเอาท์ซอร์สทำตัวอย่างจำลอง (mock-up) หรือพูดถึงเค้าโครงแผนการทำงาน หากบริษัทนั้นอยากได้งานจริงๆ ก็จะอธิบายคอนเซปต์คร่าวๆ ให้ฟัง เพื่อที่ผู้จ้างจะได้เห็นภาพแนวทางการทำงานมากขึ้น

แน่นอนว่าผู้จ้างอยากได้บริษัทเอาท์ซอร์สที่มีประสบการณ์ตรงกับโปรเจคของผู้จ้าง โดยเฉพาะการเอาท์ซอร์สโปรเจคที่มีความซับซ้อนทางเทคนิค อย่างการพัฒนาซอฟต์แวร์ เช่น หากกำลังมองหาคนพัฒนาแอปสำหรับไอโฟน ก็ต้องแน่ใจว่าบริษัทนี้เคยทำโปรเจคเพื่อการพาณิชย์บนแพลทฟอร์มดังกล่าวจริง และลูกค้าก็พึงพอใจ หรือหากอยากได้แผนการธุรกิจเพื่อนำไปเปิดร้านค้าปลีก ก็ควรเลือกบริษัทเอาท์ซอร์สที่มีข้อมูลและผลงานยืนยันว่ามีประสบการณ์จริงในภาคค้าปลีก

สำหรับข้อมูลทั่วๆ ไปในการพิจารณาบริษัทที่รับงานเอาท์ซอร์ส มีอย่างเช่น บริษัทนั้นเข้ามารับงานในตลาดนานเท่าไรแล้ว ขนาดของโปรเจคที่เคยรับ จำนวนพนักงาน และเว็บไซต์ของบริษัทน่าสนใจมากน้อยแค่ไหน

ราคาควรอยู่ระดับใด

อย่าใช้ “ราคา” เป็นเหตุผลเดียวในการเลือกบริษัทเอาท์ซอร์ส ผู้จ้างหลายรายที่เคยจ้างบริษัทมาหลายโปรเจคและเคยอ่านข้อเสนอหลายร้อยข้อจากบริษัทเอาท์ซอร์ส มักแนะนำคล้ายๆ กันว่าให้ข้ามๆ ผู้ที่เสนอราคามาสูงที่สุดและผู้ที่เสนอราคามาต่ำที่สุด เพราะโปรเจคที่ประสบความสำเร็จอย่างงดงามนั้นเป็นโปรเจคที่สมดุลหรือลงตัวกันระหว่างราคาที่เสนอมา กับคุณภาพของงาน

หรือในกรณีที่ผู้จ้างมีงบที่เป็นตัวเลขเฉพาะเจาะจงอยู่แล้ว ก็สามารถบอกกับผู้รับงานได้ เพื่อที่ผู้รับงานจะได้จัดทำข้อเสนอมาให้เหมาะสมกับงบประมาณ

นอกเหนือจากการระบุเป้าหมายของของโปรเจคให้ชัดเจนตามที่ระบุไว้ข้างต้นแล้ว อีกสิ่งที่ต้องกำหนดอย่างชัดแจ้งพอกัน คือตารางเวลาในการทบทวนโปรเจคเป็นระยะๆ เพื่อให้ชัวร์ว่างานจะสำเร็จลุล่วง และได้มาตรฐานตามที่ตกลงกันไว้ โดยจ่ายเงินเป็นงวดๆ ตามกำหนดการทบทวนโปรเจค

เซฟงานไม่ให้พัง

หลังจากเอาท์ซอร์สงานออกไปแล้ว จะเป็นการดีมากหากมีการทำแผนสำรองไว้รับมือกรณีฉุกเฉิน โดยอาจค้นหาข้อมูลของบริษัทเอาท์ซอร์สรายอื่นสำรองไว้ หรือลองคิดดูว่าสามารถรับงานนั้นกลับมาทำเองได้มั้ย

หากผู้รับงานมีปัญหา ต้องพยายามแก้ไขปัญหาให้เร็วที่สุด และในกรณีที่เจอฝันร้าย คืองานทำท่าจะพัง เจ้าของกิจการต้องตั้งหลักให้ดี และทบทวนดูว่าหากยกเลิกสัญญา จะสามารถเดินหน้าต่อไปได้มั้ยถ้าไม่มีบริษัทนี้ หรือลองพูดคุยกับผู้รับงานอีกครั้งและพยายามหาทางออกร่วมกัน

หรืออาจลดความเสี่ยงด้วยการระบุลงไปในข้อตกลงกับผู้รับงานเอาท์ซอร์สเลยว่า ต้องมีแผนรับมือในกรณีที่งานพัง ไม่ว่าจะเป็นการส่งคนอื่นมาดูแลงาน หรือการที่เจ้าของกิจการมีสิทธิเข้าไปดูแลอุปกรณ์เครื่องมือที่ผู้รับงานนำมาใช้ในงานนั้นๆ


ที่สำคัญ ภายหลังการจ้างเอาท์ซอร์ส ถึงขั้นที่สรุปหรือจบงานอย่างลืม เรียนรู้ ปรับปรุง และแก้ไข ตรงนี้ประสบการณ์จะสอนคุณเอง

การเอาท์ซอร์สก็เหมือนหลายสิ่งในการทำธุรกิจ ที่มีความเสี่ยงติดมาด้วย แต่หากสามารถบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเอาท์ซอร์สก็สามารถเป็นจุดเปลี่ยนให้ SMEs ได้เลยทีเดียว


Bangkok Bank SME เราเป็นเพื่อนคู่คิด มิตรคู่บ้าน ทุกช่วงการเติบโตของธุรกิจ
สนใจลงทุนธุรกิจสามารถปรึกษาธนาคารกรุงเทพ คลิก หรือสายด่วน 1333


Related Article

Smart City นวัตกรรมสู่คุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น SME in Focus

Smart City นวัตกรรมสู่คุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น

โครงการ ‘เมืองอัจฉริยะอาเซียน’ ได้เริ่มดำเนินการอย่างเป็นทางการหลังมีข้อมติจากที่ประชุมสุดยอดอาเซียนครั้งที่ 32 เมื่อวันที่ 28 เมษายน 2561 ณ ประเทศส...
31005 | 02/07/2019
ไทย – มาเลเซีย ผสานความร่วมมืออุตสาหกรรมยานยนต์ SME in Focus

ไทย – มาเลเซีย ผสานความร่วมมืออุตสาหกรรมยานยนต์

มาเลเซียเป็นอีกหนึ่งประเทศที่มีอุตสาหกรรมผลิตยานยนต์ในประเทศ ที่แข็งแกร่ง จากพัฒนาการที่ยาวนานนับตั้งแต่ปี พ.ศ.2526 เริ่มจากการผลิตรถยนต์โปรตอน (Pro...
18486 | 14/06/2019
หลายๆ เหตุผลที่ผู้ประกอบการต้องสนใจ EEC SME in Focus

หลายๆ เหตุผลที่ผู้ประกอบการต้องสนใจ EEC

หลายคนมองโครงการเขตเศรษฐกิจพิเศษภาคตะวันออก หรือ EEC เป็นโครงการลงทุนขนาดใหญ่ จากนักลงทุนรายใหญ่และนักลงทุนต่างชาติ ถ้าคุณคิดแบบนั้นอยู่ คุณคิดถูกแล...
11233 | 08/07/2019
banner
banner