เทคนิค Webinar จัดสัมมนาออนไลน์อย่างไรให้ปัง!

Webinar หรือ Web based seminar เป็นระบบโปรแกรมที่เกิดขึ้นมาเพื่อรองรับการสัมมนาออนไลน์ และไม่ใช่เรื่องใหม่เพิ่งเกิดขึ้นเพราะมีใช้กันมานานหลายปีแล้ว แต่เป็นหัวข้อที่น่าสนใจในปัจจุบัน หลังวิถีชีวิตในการทำงานกำลังจะเปลี่ยนไปจากเดิม การจัดประชุม - สัมมนาในแบบเดิมเริ่มหายไป เพราะต่อจากนี้การจะไปการจัดการประชุมที่มีคนมารวมตัวกันมากนับร้อยชีวิตอาจเกิดขึ้นได้ยากไปจนถึงอาจไม่เกิดขึ้นได้เลย

โดยเฉพาะท่ามกลางเชื้อโรคไวรัสโควิด-19 ที่ยังคงแพร่ระบาดไปทั่วโลก การหันมาศึกษาเรียนรู้ และเข้าถึงเทคโนโลยีที่จะนำไปช่วยในการขับเคลื่อนธุรกิจเดินหน้าเข้าสู่ยุคเศรษฐกิจดิจิทัล (Digital Economy) และ New normal จึงเป็นเรื่องที่ผู้ประกอบการไทยควรเร่งเรียนรู้ เพื่อให้ทันกระแสโลกและดำเนินธุรกิจต่อไปได้อย่างราบรื่น

ไม่พลาดทุกข้อมูล ข่าวสารที่น่าสนใจ อย่าลืมกดไลก์ Facebook bangkokbanksme 

คุณสมบัติอันโดดเด่นของ Webinar

Webinar โปรแกรมช่วยจัดการสัมมนาออนไลน์ ที่ใช้เป็นช่องทางการแบ่งปันความรู้สู่ผู้ฟังหรือกลุ่มเป้าหมาย ส่วนใหญ่เป็นพื้นที่เปิดให้บริการฟรี (อาจมีค่าบริการเพิ่มเติมจากฟังก์ชันเสริมที่เพิ่มขึ้น) เช่น WebEx, Joinwebinar, Gotomeeting, Trendmicro รองรับอุปกรณ์ที่เข้าถึงอินเตอร์เน็ตได้ทุกชนิด ทั้ง PC, Laptop, Tablet, Smart Phone ในหนึ่งห้องสัมมนาสามารถรองรับจำนวนคนได้ 100-200 คนต่อครั้ง

โดยที่ผู้เป็นวิทยากรนำเสนอสามารถแชร์หน้าจอของตัวเอง เปิดสไลด์ หรือ Demo ไปพร้อมกับโต้ตอบแบ่งปันความรู้กับผู้เข้าฟังสัมมนาได้ด้วย ให้อารมณ์ความรู้สึกที่ชัดเจนเสมือนการจัดสัมมนาจริงๆ นอกจากนี้ยังสามารถปรับใช้เพื่อการประชุมทีม, ประชุมฝ่าย หรือประชุมพนักงานทั้งบริษัทได้ในจำนวนดังกล่าวด้วย โดยใช้อุปกรณ์ ดังนี้

- อุปกรณ์สำหรับวิทยากร ได้แก่ Computer, Internet, ไมโครโฟน, โทรศัพท์บ้าน/มือถือ, ลำโพง

- อุปกรณ์สำหรับผู้ฟังสัมมนา ได้แก่ Computer, Internet, ลำโพง

รูปแบบของ Webinar จะเป็นการเข้าร่วมสัมมนาออนไลน์ผ่านหน้าเว็บไซต์ โดยที่ผู้จัดสร้างและกำหนดกิจกรรมสัมมนาไว้ จากนั้นเปิดให้ผู้คนทั่วไปเข้าร่วมได้ตามเวลาที่กำหนดเท่านั้น และอาจมีบางโปรแกรมที่ไม่กำหนดจำนวนผู้พูดได้ด้วย

อย่างไรก็ตามขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ โดยมีความพิเศษและแตกต่างไปจาก Web-conference ทั่วไปตรงที่จะต้องปล่อยผ่านสัญญาณเสียงไปยังห้องสัมมนาเสมือน ผ่านการเชื่อมต่อด้วยระบบโทรศัพท์เพียงเท่านั้น ไม่สามารถส่งผ่านสัญญาณภาพและเสียงทางอินเตอร์เน็ตได้เลย ทั้งนี้ก็เพื่อเป็นการลดปัญหาเรื่องของคุณภาพของไฟล์เสียง ที่อาจเกิดความไม่คมชัดหรือความล่าช้าจากการส่งสัญญาณทุกอย่างผ่านช่องทาง Internet ไปพร้อมๆ กัน ซึ่งถึงแม้ว่าจะมีการเชื่อมต่อสัญญาณเสียงผ่านโทรศัพท์พื้นฐานหรือมือถือ ก็ไม่มีค่าใช้จ่ายให้ต้องกังวลกับการใช้งานโปรแกรมเหล่านี้

โดยวิทยากรสามารถนำเสนอการจัดสัมมนาของตัวเองได้ 2 รูปแบบ คือ แบบ Streaming หรือแบบ VDO ก็ได้ตามความต้องการ ซึ่งการถ่ายทอดแบบ VDO จะไม่สามารถสนทนาตอบโต้ระหว่างผู้รับฟังหรือผู้บรรยายได้

ข้อดีของการใช้ Webinar

o  สะดวก ใช้งานง่าย จะทำที่ไหนก็ได้

o  ประหยัดกว่าค่าเช่าพื้นที่จัดสัมมนาจริง

o  เหมาะสมสำหรับการนำมาใช้ในช่วงสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด-19

o  เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้ทุกมุมโลก

o  สามารถปรับใช้ในรูปแบบของการประชุมคนกลุ่มใหญ่ในองค์กรได้

o  Presentation ชัดเจนมากทั้งไฟล์ภาพและเสียง

o  มีความปลอดภัยในระดับสูง

o  ใช้การ Remote ผ่าน Admin ในการจัดสัมมนาบรรยายผ่านทางโทรศัพท์ได้ แม้ตัวจะไม่อยู่ที่หน้าจอคอมหลัก

o  สามารถบริหารจัดการรูปแบบและกำหนดสิทธิ์ผู้เข้าร่วมประชุมได้หลากหลาย

o  คนในองค์กรที่ได้รับมอบหมายสามารถเข้าถึงพื้นที่ Webinar เพื่อการใช้งาน เตรียมการและบริหารข้อมูลจากที่ไหนก็ได้ทั่วทุกมุมโลก แค่เพียงมี ID Account และ Password

o  ประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง และปลอดภัยจากการแพร่ระบาดของเชื้อโรค โดยที่ไม่ต้องออกมาผจญกับรถติด, โควิด-19 และค่าใช้จ่ายจิปาถะ

ข้อจำกัดของการใช้ Webinar

o  อาจมีค่าใช้จ่ายแบบรายเดือนเกิดขึ้นในฟังก์ชั่นที่เปิดให้บริการ นอกเหนือจากฟังก์ชั่นที่กำหนดให้ใช้งานฟรี ซึ่งขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของผู้ให้บริการแต่ละรายด้วย

o  ไม่สามารถรองรับจำนวนคนที่มากกว่าค่ามาตรฐานที่กำหนด เพราะอาจบริหารจัดการลำบาก

เทคนิคการใช้ Webinar จัดสัมมนาออนไลน์ให้ประสบความสำเร็จ

1. หัวข้อเจ๋งจริง : หัวข้อเรื่องที่ใช้ในการจัดทำสัมมนาต้องเป็นข้อมูลความรู้ที่โดน ปัง ดัง อยู่ในกระแสความสนใจของผู้คน จึงจะกระตุ้นให้คนเข้ามามีส่วนร่วมในการสัมมนาได้มาก โดยที่ไม่ปล่อยให้งานกร่อย ไร้คนฟัง เนื่องจากการจัดงานสัมมนาผ่าน Webinar นั้นไม่สามารถจะกระตุ้นความสนใจของผู้คนได้ด้วยของฟรี หรือเบรกอาหารว่างดีๆ ที่จะทำเหมือนจัดสัมมนาปกติได้ ดังนั้นจงมั่นใจว่าเนื้อหาที่นำมาจัดสัมมนาออนไลน์ทั้งในแบบฟรีหรือเสียค่าบริการนั้นต้องมีความเจ๋งจริงๆ จนผู้คนอยากเข้ามาฟัง

2. อย่าแทรกการขายของโดยตรง : การแทรก Session ในส่วนของการโฆษณาหรือการขายผลิตภัณฑ์โดยตรงจะทำให้คนฟังหมดความสนใจ ไม่อยากฟังสัมมนาต่อจนจบ พบว่าคนส่วนมากจะออกไปจากห้องสัมมนา เมื่อมี Session การขายคั่นกลางเกิดขึ้น หากแต่ถ้าเป็น Session ที่ให้ความรู้ไปพร้อมกับสอดแทรกการขายหรือโฆษณาผลิตภัณฑ์จะมีคนอยู่ฟังต่อเนื่องจนจบมากกว่า

3. ทีมงาน Admin ต้องพร้อมตอบคำถาม : ต้องเตรียมทีมงาน Adminให้พร้อมรองรับการซัก-ถามผ่านช่องทางการแชทหรือแชร์ข้อมูลของ Webinar เอาไว้ให้ดี เพราะบางทีอัตราการซักถามก็มีเข้ามาสูงมากจนน่าตกใจ ทั้งๆ ที่ในการสัมมนาตามปกติมักจะไม่ค่อยมีผู้เข้าฟังกล้าซักถาม แต่ในช่องทางการสัมมนาออนไลน์จะเกิดการซักถามกันมากกว่า อาจเพราะไม่ต้องเปิดหน้า เห็นตัวตนจริงแค่ทักทายผ่านระบบก็สามารถเคลียร์จบทุกข้อกังขาได้ ดังนั้นการมีทีมงานที่เข้าใจหัวข้อการสัมมนาแบบทะลุทุกช่องทางและเป็นมือเกรียนคีย์บอร์ด จะช่วยให้การสัมมนาออนไลน์เป็นไปอย่างลื่นไหล คลายข้อสงสัยของผู้เข้าฟังได้ทันท่วงทีและไม่เปิดโอกาสให้เกิดการเซ็งหนีหายออกไปจากห้องสัมมนา

4. เลือกวิทยากรดี เท่ากับนำเสนอแบรนด์ได้ดี : การเลือกวิทยากรมาบรรยายในหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหรือในนามแบรนด์ตัวเอง จะต้องเลือกคนดูคนที่เหมาะสมและมีความเชี่ยวชาญในเรื่องที่บรรยายด้วย หากเป็นคนที่เข้าถึง เข้าใจ และ Expert ในหัวข้อที่บรรยาย นั่นจะเท่ากับว่าวิทยากรได้สร้างภาพลักษณ์ความเป็นผู้นำเหนือคู่แข่งไปอีกขั้นให้แก่แบรนด์ ไปจนถึงสร้างความน่าเชื่อถือและความไว้วางใจให้เกิดขึ้นกับแบรนด์ได้ด้วย เพราะวิทยากรที่เก่ง มีบุคลิกดี จะดึงดูดผู้ฟังได้มาก และได้รับความไว้วางใจจากผู้ฟังมากตามไปด้วย

5. Demo เปิดตัวต้องกระแทกใจ : การทำ Demo โฆษณาหัวข้อการสัมมนาที่จะเกิดขึ้นต้องดึงดูด แบบกระแทกใจ ชนิดที่เห็นแล้วอยากเข้าไปนั่งฟังสัมมนา ณ เวลานั้นทันที จะดึงดูดคนเข้าฟังได้มาก แต่ก็ไม่ควรทำเนื้อหา Demo ออกมาแบบฉีกไปจากเนื้อหาหลักของหัวข้อการสัมมนาเพื่อสร้างความคาดหวังมากเกินไป เพราะสมัยนี้การทำลายชื่อเสียงนั้นทำได้ง่ายเพียงแค่ปลายนิ้ว Demo ที่ดีควรดึงดูด เร้าใจ ให้น่าติดตามเนื้อหาเต็มและคุมภาพรวมเนื้อหาทั้งหมดด้วย

สมัครสินเชื่อ >>สินเชื่อธุรกิจบัวหลวง SMEs ดีแน่นอน<<

ทิศทาง “โลกหลังโควิด” จะเปลี่ยนไปอย่างไร

Remote Working เทรนด์นี้มาแน่ หลังโควิด-19